Entrar em contato com outras pessoas faz parte do seu dia a dia. Mas você já pensou sobre a importância da comunicação interna e externa para uma empresa? Se esse assunto nunca chamou muito sua atenção, saiba que perde uma grande oportunidade de melhorar — afinal, o compartilhamento de informações é um dos fatores que mais ajudam no crescimento organizacional.
A proposta dessa prática é usar os dados de forma inteligente e se comunicar bem com colaboradores e clientes para alcançar mais qualidade nos processos realizados. Com um fluxo de trabalho eficiente, a consequência é o alcance de resultados melhores.
É claro que, dentro desse contexto, há muitas variáveis a considerar. Quer saber quais são elas? Leia este conteúdo e veja o que fazer e por que é relevante apostar na comunicação.
Por que a boa comunicação interna e externa é importante?
Em plena Era da Informação, é impensável deixar a comunicação eficaz de lado. O objetivo é estabelecer um fluxo mais eficiente para o compartilhamento de mensagens, a fim de que todos entendam os propósitos organizacionais e trabalhem em prol dos objetivos estratégicos. Para alcançar esse patamar, vários canais podem ser utilizados — tudo depende da realidade do seu negócio.
Nesse cenário, é preciso entender que existe a comunicação interna e a externa. A primeira é aquela efetivada entre pares, sejam colaboradores, sejam gestores. Em outras palavras, é um profissional da empresa falando com outro. Por sua vez, a segunda abrange o cliente e um funcionário ou fornecedor.
Por que elas são importantes? O motivo é suas funcionalidades. Entenda mais sobre cada uma delas.
Comunicação interna
Para ser eficiente, o diálogo entre os colaboradores precisa ter como foco a melhoria do clima organizacional. São utilizados meios de comunicação institucionais, como rádio interna, murais, intranet, chat etc.
Sua proposta é aprimorar a interação entre os setores. Por isso, a depender das estratégias adotadas, contribui para a motivação dos colaboradores, engajamento e alcance de metas e objetivos.
É o caso, por exemplo, do lançamento de um produto ou serviço. Quando todos são comunicados e sabem da novidade e seus detalhes, conseguem criar estratégias de promoção e se sentem valorizados por terem sido informados em primeira mão.
A comunicação interna também ajuda a reduzir conflitos e a evitar a chamada rádio peão, ou seja, as conversas de corredores que prejudicam a performance organizacional. Assim, no caso do desligamento de um colaborador, por exemplo, todos são avisados logo em seguida, inclusive dos fatores que levaram a essa decisão, a fim de impedir as fofocas.
Comunicação externa
Com o objetivo de informar clientes, fornecedores e o público em geral, a comunicação externa ajuda a empresa a se destacar no mercado. A partir dela, é construída uma ligação com o negócio, que fortalece sua reputação no mercado.
A maior parte das ações são realizadas por meio da assessoria de imprensa, relações públicas, propaganda e marketing. Todas as medidas visam a divulgar atividades e projetos da organização, bem como possíveis investimentos.
O foco aqui é a eliminação de falhas por meio de uma mensagem eficiente. Isso inclui filtrar as informações para evitar resultados negativos. Ao mesmo tempo, requer um bom planejamento.
Um exemplo de mensagem ideal para comunicação externa é um aporte recebido pela organização. Se seu negócio receberá R$ 500 mil, por exemplo, vale a pena contar essa novidade com o propósito de sinalizar ao público que mudanças devem ocorrer. Isso cria uma expectativa e ajuda a mostrar que a companhia está em busca de se posicionar melhor.
Quais as vantagens de investir na comunicação interna e externa?
Ao trabalhar esses dois vieses da comunicação, vários benefícios são alcançados. Veja algumas vantagens que ajudam a alavancar seu negócio.
Precisão nos processos
Ao transmitir as informações com clareza e eficiência, há menos falhas nos processos, porque todos interagem e sabem o que devem fazer. Os colaboradores se sentem mais responsáveis e dão andamento a suas atividades de forma objetiva e prática.
Engajamento e motivação
Com as comunicações interna e externa, aumenta a sensação de pertencimento nos colaboradores. O benefício é derivado da transparência dos processos e das atividades mais fluidas.
Redução de conflitos
Perante o compartilhamento de informações, os colaboradores interagem mais entre si e, assim, há menos conflitos entre eles. As mensagens são transmitidas de maneira mais eficiente e sem discussões desnecessárias derivadas de falhas da comunicação. Caso ocorram problemas, eles são resolvidos com agilidade, porque há um ambiente mais propício para os debates saudáveis.
Melhoria do clima organizacional
Com uma comunicação eficaz, há mais transparência nas relações. Os gestores compartilham as informações com os colaboradores, o que leva ao aumento da motivação e do sentimento de valorização. Como consequência, há menos especulações e um clima organizacional mais adequado.
Como estão os canais de comunicação na sua empresa?
Agora que você entendeu as diferenças entre comunicação interna e externa, chega o momento de analisar a realidade da sua empresa. O ideal é efetivar a integração das ações, a fim de alcançar um nível maior de eficiência e produtividade.
Como fazer isso? Primeiro, analise como o compartilhamento de informações é realizado no seu negócio. Alguns questionamentos válidos são apresentados a seguir.
- Os colaboradores se sentem à vontade para falar com os gestores?
- Existe uma hierarquia muito rígida, que impede a livre comunicação?
- Os meios disponibilizados são eficientes?
- Todos os canais de comunicação são acessíveis e adotados pela maioria dos colaboradores?
Vale a pena ainda fazer um mapeamento de fluxo de trabalho. Identifique todas as atividades e o caminho que seguem para serem finalizadas. Ao esquematizar esse trabalho, você tem uma visualização mais ampla e é capaz de identificar gargalos, situações que exigem correção e até verificar algo que traz resultado em um setor e pode ser implementado em outro.
Em seguida, verifique o fluxo de comunicação entre os setores. Quando falta um produto em estoque, a área de compras é avisada de forma automática? As informações financeiras são passadas para a contabilidade e vice-versa? Sem esse respaldo, é inviável colocar as ações em prática e efetivar uma troca eficiente.
Avalie, principalmente, a comunicação entre os setores financeiro e contábil. Apesar de serem diferentes, eles precisam trabalhar em conjunto para garantirem o melhor resultado possível. Desse modo, a empresa paga menos tributos e potencializa o capital disponível.
Além disso, enquanto a gestão financeira planeja o orçamento e capta e aplica recursos, a contabilidade elabora os demonstrativos financeiros. Com os dados fornecidos por uma área, a outra emite relatórios relevantes, que permitem identificar gastos elevados em algum centro de custo e gargalos existentes. O resultado é uma ação mais eficiente e precisa.
Quais sugestões podem ser implementadas no negócio?
A melhor forma de ter sucesso nas ações realizadas é criar um fluxo de comunicação interna e externa eficiente. Como atingir esse patamar? A resposta passa pela aplicação das dicas abaixo.
Estruture seus processos
Os dados de um setor costumam ser utilizados por outra área. Compartilhe-os de maneira eficiente a partir da estruturação de processos internos. Para isso, entenda onde as informações são geradas e para quais departamentos precisam ir. Veja se o fluxo ocorre normalmente e se existe algum gargalo. Por exemplo, a falta de um software de integração tende a atrapalhar o compartilhamento de mensagens e prejudicar a interação.
Invista na tecnologia
Um software de gestão empresarial (ERP) centraliza todos os dados e os disponibiliza aos diferentes setores. Com isso, tanto o setor financeiro quanto contábil, de vendas, compras etc. acessam as mesmas informações e conseguem utilizá-las de maneira adequada.
Tenha em mente que o ERP contribui para a melhoria da comunicação interna por automatizar a comunicação e facilitar a identificação de não conformidades e melhorias necessárias.
Conte com a ajuda de um serviço de contabilidade
O escritório contábil é quem fornece os dados para ajudar a empresa a crescer. O ideal é ter uma atuação online e serviços diversificados, como: assessoria contábil, tributária e trabalhista, e BPO financeiro. Desse modo, você também tem informações financeiras sendo trabalhadas pela mesma equipe para obter melhores resultados.
Com esses serviços, você garante que todas as obrigações tributárias e trabalhistas serão cumpridas, como apuração da folha de pagamento, escrituração fiscal, auditoria eletrônica de declarações acessórias etc. Mais que isso, conta com planejamento tributário, gestão de contas a pagar e a receber, projeção e análise de fluxo de caixa, e emissão de relatórios.
Ao aplicar todas essas estratégias, você terá resultados mais efetivos, que ajudarão na comunicação interna e externa da sua empresa. As medidas ajudarão na motivação dos colaboradores e na adoção de boas práticas. Com o tempo, será mais fácil alcançar os objetivos estratégicos organizacionais, especialmente dos setores financeiro e contábil.
E você, também quer melhorar a comunicação entre os setores do seu negócio? Precisa de uma integração maior entre contabilidade e finanças? Conte com a ajuda da Ozai. É só entrar em contato conosco e conhecer as melhores soluções para sua empresa!
