Você sente que a rotina operacional da sua empresa consome muito tempo? Essa é uma situação comum entre os empresários. Afinal, o empresário precisa tomar conta de tudo, desde o comercial até o financeiro.
Nesse cenário, muitos acabam esquecendo de uma ferramenta fundamental para a gestão do negócio: o Fluxo de Caixa. Se este é o seu caso, você precisa implantar essa ferramenta com urgência! Sem controlar a movimentação das entradas e saídas de recursos da sua empresa, as chances de tomar decisões erradas e prejudiciais ao negócio são muito maiores.
Quer descobrir formas de evitar esses problemas? É preciso saber como utilizar esse instrumento financeiro a seu favor. Então, que tal ver as dicas que preparamos? Continue lendo!
Entenda o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta gerencial que evidencia a situação financeira do seu negócio. A ideia é controlar toda a movimentação de dinheiro, por menor que seja. Com a visualização de entradas e saídas, você percebe:
- se será capaz de honrar os próximos compromissos assumidos;
- se é necessário reforçar o capital de giro — a quantia necessária para o funcionamento da empresa;
- se poderá fazer investimentos no futuro; etc.
Para ser realmente eficiente, é preciso anotar todas as receitas e despesas do período. Com o passar do tempo, você terá informações históricas suficientes para compreender o comportamento financeiro do seu negócio, projetar cenários futuros e, com isso, consegue tomar decisões mais acertadas.
Por exemplo: uma empresa tem R$ 3 mil disponíveis, um pagamento de R$ 5 mil daqui a 10 dias e um recebimento de R$ 6 mil daqui a 15 dias. Sem outras movimentações, faltarão R$ 2 mil na data do pagamento. O recebimento posterior não elimina esse desencaixe: a gestão precisa avaliar a renegociação do prazo, a antecipação do recebível ou outra fonte de recursos, considerando seus custos. Esses valores, sozinhos, não permitem concluir que haverá lucro no mês.
Saldo de caixa não é lucro. O fluxo acompanha recebimentos e pagamentos; a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) apura o resultado pelo regime de competência. Um empréstimo aumenta o caixa sem gerar receita de vendas, enquanto uma venda a prazo pode gerar receita antes do recebimento. O Sebrae também ressalta essa distinção. A leitura conjunta ajuda a avaliar medidas para melhorar a lucratividade do escritório de advocacia, sem confundir resultado com disponibilidade financeira.
Também é possível analisar a flutuação de cada categoria de receitas e despesas ao longo de um período, identificando oportunidades de redução de custos, melhoria na eficiência operacional ou, até mesmo, verificar se há chance de fazer algum investimento para crescer o negócio.
Saiba a importância de mantê-lo atualizado
Por oferecer diferentes dados, o fluxo de caixa é fundamental para o empresário entender a saúde financeira do seu negócio e manter sua sustentabilidade. Veja outros motivos que justificam sua importância!
Controle financeiro
A análise da movimentação financeira permite saber como anda a saúde financeira do negócio, assim como as receitas e despesas futuras. Essas informações servem para embasar decisões, especialmente de marketing e vendas. Assim, você identifica o melhor momento para fazer promoções, oferecer descontos, reativar clientes e mais.
Planejamento financeiro
O acompanhamento das movimentações financeiras leva à possibilidade de fazer projeções e elaborar um planejamento financeiro eficiente. Ao mesmo tempo, você define metas a alcançar nos próximos meses ou anos.
Sem uma meta financeira concreta, fica difícil implementar ações que levem a um destino desconhecido ou incerto.
Aumento da eficiência financeira
A identificação de despesas em excesso garante a definição de estratégias de redução de custos. A economia gerada serve para fortalecer o capital de giro e até fazer investimentos.
Veja 5 dicas para controlar o fluxo de caixa
O conceito de fluxo de caixa não pode ficar apenas na teoria. O ideal é arregaçar as mangas e colocá-lo em prática. Sabe como fazer isso? Se tem alguma dúvida, confira as dicas que preparamos a seguir!
1. Use o fluxo de caixa projetado
O fluxo de caixa projetado é uma ferramenta igual à de controle das movimentações, com a diferença de fazer estimativas de entradas e saídas. Esse processo pode ser realizado de diferentes maneiras, mas sempre inclui dois aspectos: análise de dados históricos e previsões.
A projeção pode ser feita para algumas semanas, meses ou até anos. Ela precisa estar embasada no orçamento empresarial, que indica quais receitas, custos, investimentos e despesas devem incidir sobre o negócio durante o período analisado.
Junto a isso, identifique os prazos médios de pagamento (PMP) e recebimento (PMR). O primeiro se refere ao intervalo de tempo entre a compra e a quitação da fatura ao fornecedor. Por exemplo: se o pagamento é feito em duas parcelas de mesmo valor, em 30 e 60 dias, o PMP é de 45 dias.
O PMR, por sua vez, consiste no período entre a venda e o recebimento. Se o cliente parcela em três vezes de mesmo valor, sem entrada, em 30, 60 e 90 dias, o PMR é de 60 dias. Quando as parcelas têm valores diferentes, os prazos devem ser ponderados pelos respectivos valores.
Ou seja, no exemplo acima, a sua empresa paga as despesas, em média, após 45 dias e recebe as receitas após 60 dias. Essa diferença de 15 dias sinaliza uma necessidade de financiamento, mas não determina, sozinha, o capital de giro necessário: também entram na análise estoques, valores, vencimentos e demais compromissos da operação.
Ao fazer o fluxo de caixa projetado, considere, ainda:
- atividades operacionais: devem ser inseridas as receitas e despesas de vendas, custos de produção e gestão. Alguns exemplos são pagamento de funcionários e energia elétrica;
- atividades de investimento: incluem pagamentos e recebimentos pela compra e venda de ativos de longo prazo, como equipamentos, e investimentos que não sejam equivalentes de caixa;
- atividades de financiamento: incluem captações de empréstimos, pagamentos de seu principal e aportes de capital em dinheiro.
Na Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC), juros devem ser apresentados separadamente e classificados de modo consistente. O CPC 03 (R2), itens 31 a 34A, admite, para juros pagos por entidades não financeiras, classificação operacional ou de financiamento e incentiva a operacional; a alternativa exige evidenciação em nota. O controle gerencial deve identificar principal e juros separadamente, sem tratar toda a parcela como uma única natureza.
Projete esses dados dia a dia, com os compromissos já assumidos e aqueles que devem se concretizar em breve. Aos poucos, vá atualizando os valores para ter uma visão mais real das próximas semanas. Com o passar do tempo, você será capaz de projetar os próximos meses e anos.
2. Dê atenção à conciliação bancária
A conciliação bancária consiste em conferir os extratos e saldos de caixa para saber se os lançamentos feitos estão corretos. Caso existam inconsistências, é preciso fazer uma revisão dos dados para identificar onde está o problema. Para fazer esse processo, deve-se:
- monitorar os fluxos diretamente nos extratos bancários;
- confrontar as informações da conciliação com os registros de pagamentos e recebimentos;
- ajustar os erros e dados imprevistos.
Isso somente é eficiente se você mantiver um controle diário. Lembre-se de conferir várias informações, como:
- tarifas bancárias;
- impostos de transações;
- pagamento de salários e mais.
Em caso de erros, faça a correção e, se o problema for da instituição financeira, exija a compensação dos valores indevidos. Tenha em mente que a melhor forma de manter a eficiência do processo é usar um sistema financeiro, que automatiza os lançamentos e evita erros. Em último caso, opte pelo Excel, apesar de ser pouco recomendado.
3. Evite os problemas gerados pela conciliação bancária desatualizada
A desatualização dos dados da conciliação bancária gera vários problemas para o negócio. O mais evidente é a falta de controle do dinheiro. Por mais que você mantenha o fluxo de caixa atualizado, inconsistências podem existir.
Outro problema é a impossibilidade de identificar e contestar fraudes. É o caso de perceber que o valor de uma venda não entrou na conta-corrente ainda em tempo de remediar a situação. Assim, é possível descobrir um possível chargeback ou cancelamento.
Outro aspecto negativo ao não usar a conciliação bancária é ignorar as taxas e juros cobrados. Esses valores impactam a rentabilidade da sua empresa e corroem o lucro. Por isso, é importante manter o controle.
4. Adote sistemas e ferramentas para o fluxo de caixa
Os softwares de gestão financeira são mais eficientes na hora de controlar a movimentação de dinheiro. O motivo são as funcionalidades, que são apropriadas para essa finalidade, contando com rotinas de automação e de geração de relatórios gerenciais.
Por exemplo, é possível importar extratos de modo automático, verificar sugestões de lançamentos com base no histórico da empresa e automatizar o processo de conciliação bancária. Assim, quando uma venda à vista é feita, o campo de saldo de caixa é atualizado automaticamente.
Com os sistemas financeiros, a conciliação bancária também é facilitada — e isso reduz as chances de ocorrerem fraudes e inconsistências. Lembre-se de que, aqui, você também pode contar com uma assessoria contábil. Os profissionais especializados têm as ferramentas necessárias para fornecer as informações com rapidez.
5. Analise os indicadores financeiros
A melhor maneira de manter a saúde financeira do negócio é analisando os indicadores financeiros. Eles são obtidos por meio de alguns documentos, como Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) e Balanço Patrimonial (BP).
Os principais indicadores financeiros são categorizados da seguinte forma:
- de liquidez: indicam se a empresa é capaz de honrar seus compromissos em curto prazo;
- de estrutura de capital e endividamento: é o nível de dívidas de longo prazo usado para gerar lucro;
- de lucratividade e rentabilidade: avalia o lucro se comparado ao patrimônio empresarial;
- de atividade: mensuram o período de conversão das contas em entradas ou saídas.
Por que é importante analisar esses indicadores? Eles servem como uma espécie de diagnóstico financeiro do seu negócio para definir o que fazer no curto, médio e longo prazo. Ao mesmo tempo, o seu contador poderá lhe assessorar, ajudando a interpretar os números e atuando como um verdadeiro conselheiro no seu negócio.
Agora que você já sabe como controlar o fluxo de caixa, basta dar os próximos passos, aplicando as dicas que apresentamos e fazendo essa análise de indicadores. Você verá que, dessa forma, saberá o que fazer de maneira mais acertada.
Achou interessante? Aproveite e veja o que os indicadores financeiros podem dizer sobre seu negócio.
