Existem diversos recursos e processos que devem ser utilizados em uma rotina contábil. Enquanto alguns são obrigatórios, outros servem para melhorar o controle sobre as operações e ajudar a obter os resultados esperados. Entre eles, está a conciliação bancária.
Elaboramos este artigo para explicar melhor o que é, para que serve, como funciona e como fazer a conciliação bancária na prática. Quer entender um pouco mais sobre esse assunto e melhorar a saúde financeira de seu negócio? Então, continue a leitura e confira agora mesmo!
O que é e para que serve a conciliação bancária?
A conciliação bancária consiste, essencialmente, na realização de um comparativo entre os extratos bancários e os controles financeiros que a empresa realiza — independentemente de eles serem feitos por meio de um software financeiro ou por planilhas.
O principal objetivo de realizar essa atividade é obter a confirmação de que todas as operações financeiras realizadas no dia a dia estão coerentes com os extratos bancários.
Por que ela deve ser feita nas empresas?
Ela é fundamental para que se evite problemas em relação aos pagamentos e recebimentos. Além disso, ajuda a identificar com maior rapidez quando eles acontecem. Se a conciliação bancária for negligenciada ou não for feita adequadamente, existem grandes chances de que essas falhas não sejam identificadas rapidamente, prejudicando a gestão financeira.
Como a conciliação bancária funciona?
Para fazer a conciliação bancária, é necessário criar um relatório que mostra todas as operações financeiras realizadas em determinado período. Geralmente, ele é chamado de Relatório de Fluxo de Caixa. Também é importante obter mais dois registros: o Relatório de Contas a Pagar (que mostra os compromissos da empresa) e o Relatório de Contas a Receber (que registra todas as operações de venda realizadas).
A operação de venda deve ser registrada no Relatório de Contas a Receber e, no momento em que o recebimento do valor ocorre, deve ser baixada no Relatório de Contas a Receber e incluída no Relatório de Fluxo de Caixa, visto que deverá gerar um crédito na conta bancária da empresa.
Da mesma forma, sempre que uma operação gere uma conta a pagar (como é o caso de pagamentos a fornecedores), deve ser listada no Relatório de Contas a Pagar e, após o pagamento, baixada deste último para integrar o Relatório de Fluxo de Caixa, uma vez que a operação gera um débito na conta.
No final de determinado período, consegue-se avaliar tudo o que foi recebido e pago. Basta confrontar os registros com os extratos bancários e avaliar se as informações estão coerentes ou se existe alguma divergência nos lançamentos — o que demanda uma análise interna para entender a origem do erro.
Por que a conciliação bancária é importante e quais os seus benefícios?
Os controles internos são um ótimo recurso para que as empresas consigam aprimorar a gestão. No caso da conciliação bancária, ela contribui para identificar e solucionar diversos problemas como:
- falta de pagamento ou recebimento de contas;
- pagamentos ou recebimentos em duplicidade, com data ou valor errado;
- fraudes cometidas por funcionários da empresa;
- erros cometidos pelo banco.
Além disso, a conciliação, quando feita com uma frequência alta (preferencialmente todos os dias), proporciona outros benefícios. Entre eles, podemos citar:
- maior controle sobre as taxas e juros cobrados pelos bancos;
- mais alta precisão em relação às entradas e saídas futuras;
- melhor controle sobre os recursos financeiros;
- aumento da qualidade e confiabilidade das informações (o que é fundamental para os processos decisórios);
- melhora nos indicadores financeiros do negócio.
Afinal, como ela pode ser realizada na prática?
Para adotar a conciliação bancária na prática, é necessário seguir alguns passos básicos. São eles:
- emitir o Extrato Bancário do dia a ser conciliado (obtido diretamente do banco);
- emitir o Relatório de Fluxo de Caixa do dia a ser conciliado (que pode ser feito por meio de um software financeiro ou de planilhas no Excel);
- conferir se todos os recebimentos e pagamentos do Relatório de Fluxo de Caixa estão refletidos no Extrato Bancário;
- no caso de divergência, verificar o motivo para que a falha seja corrigida;
- atualizar o Relatório de Fluxo de Caixa após a correção de todas as divergências identificadas;
- verificar se o saldo final do Extrato Bancário é o mesmo do Relatório de Fluxo de Caixa (para certificar que não há mais nenhuma diferença entre os relatórios).
Vale ressaltar que é fundamental que a conciliação bancária seja realizada por uma pessoa que tem bons conhecimentos das rotinas financeiras da empresa, visto que se trata de um trabalho muito importante para manter uma boa organização das finanças do negócio.
É normal que empresas menores (micro, pequenas e médias) encontrem algumas dificuldades para contratar um profissional qualificado para a tarefa. Também há casos em que o volume de trabalho é baixo ao ponto de não justificar a dedicação de uma pessoa para essa função.
Se é o seu caso, não deixe de contar com a ajuda de um escritório de contabilidade, que auxiliará em diversas rotinas — incluindo a conciliação bancária, gestão de contas a pagar e a receber, emissão de notas fiscais e boletos, criação de relatórios gerenciais, entre outros.
Quais erros devem ser evitados nesse processo?
Para se obter os resultados esperados e aproveitar os benefícios da conciliação, existem erros que devem ser evitados a todo custo. Entre os principais, é possível listar:
- realizar a conciliação bancária de forma esporádica, o que dificulta a identificação dos problemas que ocorrem no dia a dia do financeiro;
- delegar a atividade para um colaborador com pouca experiência, o que prejudica a identificação dos problemas e a análise crítica para resolvê-los;
- demorar para implementar a solução dos problemas identificados na conciliação, o que prejudica a eficácia dessa importante ferramenta;
- realizar a conciliação bancária em livros físicos ou no Excel, em detrimento do uso de um software financeiro (o que seria muito mais recomendável e eficiente);
- deixar de revisar as conciliações bancárias, o que pode levar a erros sistêmicos nas rotinas financeiras.
Como você pôde ver, a conciliação bancária é uma ferramenta fundamental para manter a saúde financeira do seu negócio e evitar problemas que possam prejudicar as análises e os processos decisórios. Apesar de ser um processo simples, é de muita importância para os resultados.
O que achou deste artigo? Ficou mais claro como realizar a conciliação bancária? Quer contar com a ajuda de um bom escritório contábil? Então, entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar a sua empresa!
