A Escrituração Contábil Digital (ECD) nada mais é do que a escrituração contábil em formato digital e que deve ser transmitida por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituído para promover a integração e a padronização de informações contábeis enviadas ao fisco.
A ECD é composta, principalmente, pelo Livro Diário, Livro Razão, Balancetes, Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício.
Ou seja, a ECD substituiu o antigo Livro Diário físico (que precisava ser impresso e encadernado em capa dura), passando a ser a principal forma de as sociedades cumprirem a exigência legal de manter uma escrituração contábil regular, conforme previsto no art. 1.179 do Código Civil.
Quem está obrigado a apresentar a ECD?
Segundo o art. 3o da Instrução Normativa RFB nº 2.003/21, todas as pessoas jurídicas (e equiparadas) devem apresentar a ECD, exceto as empresas optantes pelo Simples Nacional, órgãos públicos, empresas inativas e determinadas entidades imunes e isentas.
No entanto, mesmo as pessoas jurídicas que não estejam obrigadas a apresentar a ECD, podem apresentá-la de forma facultativa, inclusive para atender à exigência legal de manter uma escrituração contábil regular.
Quem deve assinar o arquivo da ECD?
O Ato Declaratório Executivo Cofis nº 57/23, que aprovou o Manual de Orientação da ECD, determina o seguinte:
Toda ECD deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um contabilista e por um responsável pela assinatura da ECD.
O responsável pela assinatura da ECD pode ser:
1. Um e-CNPJ que coincida com o CNPJ do declarante. Esta é a situação recomendada. As opções abaixo só devem ser utilizadas se essa situação se mostrar problemática do ponto de vista operacional (por exemplo, o declarante não tem e-CNPJ e não consegue providenciar um em tempo hábil para a entrega da ECD).
2. Um e-CNPJ que não coincida com o CNPJ do declarante. Nesse caso o CNPJ será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
3. Um e-CPF. Nesse caso o CPF será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao representante legal ou ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
A assinatura do responsável pela assinatura da ECD nas condições anteriores (notadamente por representante legal ou procurador eletrônico perante a RFB) não exime a assinatura da ECD por todos aqueles obrigados à assinatura da contabilidade do declarante por força do Contrato Social, seus aditivos e demais atos pertinentes, sob pena de tornar a contabilidade formalmente inválida e mesmo inadequada para fins específicos, conforme as normas próprias e o critério de autoridades ou partes interessadas que demandam a contabilidade.Portanto, o contabilista responsável pela escrituração contábil é uma das pessoas que obrigatoriamente deve assinar o arquivo ECD.
Além disso, todos os administradores que, por força do Contrato Social, sejam responsáveis por prestar contas de sua administração, perante os sócios da sociedade, estão obrigados a assinar o arquivo ECD.
O sistema do SPED não valida se todos aqueles que deveriam assinar a ECD, de fato, o assinaram, já que a responsabilidade pelo cumprimento das obrigações legais da sociedade cabe ao próprio contribuinte.
Dessa forma, caso o arquivo da ECD não tenha sido assinado por todos aqueles que estejam legalmente obrigados a assinar, a escrituração contábil poderá ser considerada inválida para fins legais.
Conclusão
A ECD, além de ser considerada uma obrigação acessória para fins fiscais, também representa o cumprimento de uma exigência legal referente à obrigatoriedade de manutenção de uma escrituração contábil regular.
Dessa forma, a inobservância dos requisitos formais relativos à sua apresentação, pode tornar a escrituração contábil inválida, podendo resultar em riscos tributários, societários ou até mesmo perante credores.
Agora veja o passo-a-passo de Como assinar a ECD.
