Durante a vida de uma empresa, muitos documentos vão sendo acumulados, mas chega um ponto em que dá vontade de jogar tudo fora!
Nesse momento, você começa a procurar na internet por uma tabela prática de quantos anos você deve guardar cada documento, na esperança que isso resolva de forma simples e prática o seu problema…
Infelizmente, precisamos aprofundar um pouco mais o assunto, antes de lhe mostrarmos uma tabela prática, já que esse tema não é tão simples e objetivo assim… e você entenderá o porquê em breve.
O que diz a legislação?
Aqui já começamos a entender um pouco melhor o problema…
Não há uma lei que estabeleça prazos para a guarda dos documentos em si!
Na realidade, existem inúmeras legislações que tratam dos mais variados temas, como: legislação tributária, comercial, civil, societária, criminal, trabalhista, previdenciária, etc.
Observe que um mesmo documento pode servir diferentes propósitos, dentro de diferentes contextos jurídicos.
Por exemplo, uma nota fiscal certamente terá reflexos perante a legislação tributária, mas também pode ser crucial em uma eventual investigação criminal ou discussão societária.
Nesse exemplo, a legislação tributária determina que o fisco tem 5 anos para lançar um tributo devido e mais 5 anos para cobrar judicialmente o tributo; por outro lado, a legislação criminal pode estabelecer prazos muito maiores, como, por exemplo, 16 anos.
Ou seja, se você jogar fora um documento com base exclusivamente na legislação tributária, pode ser que você fique prejudicado em relação a outras legislações.
Portanto, é importante gravar esse conceito: os documentos não possuem prazo de prescrição ou decadência. Já os atos e fatos jurídicos (ex: tributários, comerciais, civis, criminais, etc.), esses sim, possuem prazo de prescrição e decadência.
Então qual o prazo de prescrição e decadência para fins tributários?
Até aqui teremos um problema em responder objetivamente à pergunta, uma vez que temos diversos tributos e diversos fatos geradores diferentes.
Por exemplo, se uma empresa comprou um equipamento em 2005 e vendeu o equipamento em 2023, a empresa deve manter a guarda da nota fiscal de compra do equipamento pelo prazo de 5 anos após a venda do equipamento.
Isso quer dizer que, nesse exemplo, a empresa deve guardar o documento pelo prazo total de 23 anos!!! Ou seja, desde 2005 até 2028.
Observe que, conforme falamos anteriormente, o documento em si não tem prazo de prescrição/decadência. O que tem prazo de prescrição/decadência é o IRPJ e a CSLL incidentes na venda do equipamento, sendo que o fisco tem 5 anos para fiscalizar essa operação a partir da data de venda do equipamento.
Portanto, lembre-se: o fisco tem um prazo de 5 anos para fiscalizar e autuar o contribuinte em relação a um determinado fato gerador de tributo, sendo que o prazo é contado a partir da data do fato gerador e não da data do documento em si.
Por fim, seguem alguns dispositivos legais que tratam desse tema:
Art. 4º. O comerciante é ainda obrigado a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, a escrituração, correspondência e demais papéis relativos à atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial. (Decreto-Lei nº 486/69, art. 4º).
Art. 1.194. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e demais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados. (Lei n° 10.406/02 – Código Civil, art. 1194)
Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.
§ único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. (Lei n° 5.172/66 – CTN, art. 195)Art. 37. Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios. (Lei n° 9.430/96, art. 37)
Posso jogar documentos originais depois de digitalizados?
Atualmente, muitos documentos já nascem digitais, como é o caso das Notas Fiscais Eletrônicas, Livros Fiscais Eletrônicos, etc. Esses documentos, chamados de nato-digitais, podem ser mantidos apenas em suas versões digitais, sem a necessidade de serem mantidos em meio físico.
No entanto, ainda existe uma infinidade de documentos que são físicos, o que pode representar uma grande dor de cabeça para as empresas manterem esses documentos em um arquivo morto.
Tratamos mais a fundo sobre esse tema no seguinte blog post: Posso jogar documentos originais depois de digitalizados?
Tabela Prática
Se você chegou até aqui, imagino que esteja com mais dúvidas do que quando começou a ler o blog post.
E não é para menos… estamos falando de um assunto complexo e, infelizmente, não há uma forma simples e objetiva de descartar os documentos físicos da sua empresa… e também não queremos que você o faça sem conhecer o mínimo do que diz a legislação.
Mas, agora que você já entende que não existe um prazo fixo para cada documento, podemos divulgar uma tabela prática para servir de referência para que você tome a decisão de jogar fora ou guardar determinado documento com base no contexto do seu negócio.
Mas atenção: a utilização da tabela abaixo é por sua conta e risco, sendo que não temos como avaliar as diversas repercussões que um determinado documento possa ter no seu negócio. Na dúvida, seja sempre conservador quanto aos prazos.
Documentos Contábeis e Fiscais
| Documento | Prazo | Base Legal |
| Notas fiscais, recibos e extratos bancários | 5 anos | CTN, artigo 174 e 195 |
| Livros fiscais, obrigações acessórias e comprovantes de pagamento de tributos | 5 anos | CTN, artigo 174 e 195 |
| Livro Diário | Permanente | CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195; Código Civil, artigo 205 |
| Balancetes, balanços e Livro Razão | 10 anos | CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195; Código Civil, artigo 205 |
| Documentos e livros societários | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
Documentos Trabalhistas e Previdenciários
| Documento | Prazo | Base Legal |
| Contratos de trabalho e fichas de registro de empregados | Permanente | CLT, art. 603 |
| Livro de Inspeção do Trabalho e CIPA | Permanente | CLT, art. 603 |
| Folhas de pagamento e respectivos documentos comprobatórios | 10 anos | Decreto nº 3.048/1999, art. 225, I e § 5º |
| Recibos de pagamento de salário, férias, adiantamento, 13º salário, atestados médicos, acordos de compensação e prorrogação de horas, autorização de descontos, livro de ponto, seguro-desemprego, etc. | 5 anos | CF, art. 7°, XXIX |
| Exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional | 20 anos | Portaria n° 3.214/78, NR 7 |
| Documentos relativos ao FGTS | 30 anos | Decreto n° 99.684/90 |
| Documentos relativos ao INSS | 5 anos | Súmula Vinculante n° 08 do STF e artigo 348, § 2° do Decreto n° 3.048/99 |
| Documentos relativos à Segurança e Saúde no Trabalho | 20 anos | NR 07, item 7.6.1.1 NR 01, item 1.5.7.3.3.1 |
| Mapa Anual de Acidente de Trabalho | 5 anos | Portaria n° 3.214/78, NR 4 |
| PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário e Comprovação de Entrega ao Trabalhador | 20 anos | Art. 284, § 9° da IN PRES/INSS n° 128/2022 |
| Rais | 5 anos | Artigo 152 da Portaria MTP n° 671/2021 |
