É essencial que as empresas optantes pelo Lucro Real entendam quais despesas são consideradas dedutíveis para fins de IRPJ (Imposto de Renda sobre Pessoa Jurídica) e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).
No geral, todas as despesas necessárias e habituais no contexto das atividades da empresa, desde que estejam devidamente documentadas, são dedutíveis na apuração do IRPJ e CSLL, mas é importante ficar atento a alguns pontos de atenção, que abordaremos nesse post.
O que é documentação hábil e idônea?
A legislação fiscal exige que as empresas do Lucro Real mantenham a guarda de toda documentação hábil e idônea. pelo prazo de 5 anos.
A documentação hábil é aquela legalmente adequada ao tipo de operação. Por exemplo, na prestação de serviços ou venda de mercadorias é exigida a emissão de nota fiscal; na locação de bens, não há uma nota fiscal, mas normalmente há um contrato de locação e/ou recibos de locação; na compra e venda de imóveis, existe o contrato ou escritura de compra e venda; e assim por diante.
Já a documentação idônea diz respeito à confiabilidade e autenticidade do documento, ou seja, ele deve possuir elementos que garantam que ele é verdadeiro e legítimo. Por exemplo, uma nota fiscal deve identificar as partes envolvidas, data, valor e descrição da operação; um contrato de locação deve identificar as partes envolvidas, o endereço do imóvel, o valor do aluguel e os critérios de reajuste; e assim por diante.
A Receita Federal considera documento inidôneo quando emitido em nome de uma empresa que não exista de fato ou esteja inativa.
Qual o conceito de despesa dedutível?
O art. 311 do Regulamento do Imposto de Renda, determina que são dedutíveis as despesas necessárias à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora, ou seja, aquelas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa e que sejam usuais ou normais de acordo com o tipo de transação ou operação.
As receitas e despesas no Lucro Real são computadas de acordo com o regime de competência. Isso quer dizer que, na maior parte dos casos, a despesa será computada no mês em que a nota fiscal for emitida e não quando ela for paga.
A seguir, detalharemos os principais pontos de atenção para cada tipo de despesa:
Conservação e Instalação de Bens
Serão admitidas, como custo ou despesa operacional, as despesas com reparos e conservação de bens e instalações destinadas a mantê-los em condições eficientes de operação.
Se dos reparos, da conservação ou da substituição de partes e peças resultar aumento da vida útil prevista no ato de aquisição do respectivo bem, as despesas correspondentes, quando aquele aumento for superior a um ano, deverão ser capitalizadas, a fim de servirem de base a depreciações futuras.
Juros Sobre Capital Próprio
A pessoa jurídica poderá deduzir, para efeitos de apuração do lucro real, os juros pagos ou creditados individualizadamente a titular, sócios ou acionistas, a título de remuneração do capital próprio, calculados sobre as contas do patrimônio líquido e limitados à variação, pro rata dia, da Taxa de Juros de Longo Prazo (TJLP).
O efetivo pagamento ou crédito dos juros fica condicionado à existência de lucros, computados antes da dedução dos juros, ou de lucros acumulados e reservas de lucros, em montante igual ou superior ao valor de duas vezes os juros a serem pagos ou creditados. (Lei n° 9.249/95, artigo 9°, § 1°).
Pesquisa Científica
Serão admitidas como operacionais as despesas com pesquisas científicas ou tecnológicas, inclusive com experimentação para criação ou aperfeiçoamento de produtos, processos, fórmulas e técnicas de produção, administração ou venda. (Lei n° 4.506/64, artigo 53)
Aluguel e Royalties
A dedução de despesas com aluguéis e royalties será admitida: (RIR/2018, artigos 361 a 363)
- quando relacionados intrinsecamente com a produção ou comercialização dos bens e serviços;
- quando necessárias para que o contribuinte mantenha a posse, uso ou fruição do bem ou direito que produz o rendimento; e
- se o aluguel não constituir aplicação de capital na aquisição do bem ou direito (exceto no caso de arrendamento mercantil), nem distribuição disfarçada de lucros.
Não são dedutíveis:
- os aluguéis pagos a sócios ou dirigentes de empresas, e a seus parentes ou dependentes, em relação à parcela que exceder ao preço ou valor de mercado;
- as importâncias pagas a terceiros para adquirir os direitos de uso de um bem ou direito e os pagamentos para extensão ou modificação de contrato, que constituirão aplicação de capital amortizável durante o prazo do contrato.
Nos termos do art. 365 do RIR/2018, as somas das quantias devidas a título de royalties pela exploração de patentes de invenção ou uso de marcas de indústria ou de comércio, e por assistência técnica, científica, administrativa ou semelhante, poderão ser deduzidas como despesas operacionais até o limite de 5% da receita líquida das vendas do produto fabricado ou vendido.
Leasing
Serão consideradas, como custo ou despesa operacional da pessoa jurídica arrendatária, as contraprestações pagas ou creditadas por força de contrato de arrendamento mercantil.
As contraprestações de arrendamento mercantil somente serão dedutíveis quando o bem arrendado estiver relacionado intrinsecamente com a produção e comercialização dos bens e serviços.
Remuneração de Sócios e Dirigentes
A Instrução Normativa RFB n° 1.700/2017, artigo 78, determina que as retiradas dos sócios, diretores ou administradores, titular de empresa individual e conselheiros fiscais e consultivos será dedutível desde que sejam escriturados em custos ou despesas operacionais e correspondam a remuneração mensal e fixa por prestação de serviços.
Participação dos Empregados nos Lucros (PLR)
Para efeito de apuração do lucro real, a pessoa jurídica poderá deduzir como despesa operacional as participações atribuídas aos empregados nos lucros ou resultados, dentro do próprio exercício de sua constituição. (RIR/2018, artigo 371)
Mas atenção: a Solução de Consulta n° 12/2013, permite a dedução somente no término do período de apuração do PLR e no montante efetivamente calculado e devido, não sendo dedutíveis as provisões mensais.
Despesa Médica de Empregados e de Dirigentes
Consideram-se despesas operacionais os gastos realizados pelas empresas com serviços de assistência médica, odontológica, farmacêutica e social, destinados indistintamente a todos os seus empregados e dirigentes. (RIR/2018, artigo 372)
Despesa com Propaganda
São admitidos, como despesas de propaganda, desde que diretamente relacionados com a atividade explorada pela empresa e respeitado o regime de competência. (Lei n° 4.506/64, artigo 54 e Lei n° 7.450/85, artigo 54)
No caso de amostras distribuídas gratuitamente, o valor deve ser contabilizado pelo preço de custo real e não pode ultrapassar 5% da receita obtida na venda dos produtos em cada ano-calendário.
Despesa com Formação de Empregados
De acordo com a Solução de Consulta Cosit n° 74/2014, são dedutíveis as despesas de formação profissional de empregados, desde que demonstrada sua essencialidade e usualidade ou normalidade conforme as atividades da empresa e do empregado.
Alimentação de Empregados
Serão consideradas dedutíveis as despesas de alimentação fornecida pela pessoa jurídica, indistintamente, a todos os seus empregados, exceto as despesas com alimentação de sócios, acionistas e administradores. (Lei n° 9.249/95, artigo 13, § 1°)
Vale Transporte
Poderão ser deduzidos, como despesa operacional, os gastos comprovadamente realizados, no período de apuração, na concessão do vale-transporte. (Lei n° 7.418/85, artigo 4° e Medida Provisória n° 2.189-49/2001, artigo 10, parágrafo único)
Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
Os depósitos efetuados na conta vinculada de FGTS constituirão despesas dedutíveis na apuração do lucro real das empresas. (Lei n° 8.036/90, artigo 29)
Os depósitos efetuados pela pessoa jurídica, para garantia do tempo de serviço de seus diretores não empregados, também são dedutíveis na determinação do lucro real. (RIR/2018, artigo 353, parágrafo único)
Depreciação
Poderá ser computada, como custo ou encargo em cada período de apuração, a importância correspondente à diminuição do valor dos bens do ativo resultante do desgaste pelo uso, ação da natureza e obsolescência normal. (Lei n° 4.506/64, artigo 57)
A depreciação será deduzida pelo contribuinte que suportar o encargo econômico do desgaste ou obsolescência, de acordo com as condições de propriedade, posse ou uso do bem.
A quota de depreciação é dedutível a partir da época em que o bem é instalado, posto em serviço ou em condições de produzir
Amortização
Poderá ser computada, como custo ou encargo em cada período de apuração, a importância correspondente à recuperação do capital aplicado, ou dos recursos aplicados em despesas que contribuam para a formação do resultado de mais de um período de apuração.
Somente será permitida a amortização de bens e direitos intrinsecamente relacionados com a produção ou comercialização dos bens e serviços. (Lei n° 9.249/95, artigo 13, inciso III)
Perdas nos Recebimentos de Créditos
Poderão ser deduzidas as perdas no recebimento de créditos quando o devedor for declarado insolvente ou falido em sentença do Poder Judiciário ou entrar em concordata ou recuperação judicial, relativamente à parcela que exceder o valor que ele tenha se comprometido a pagar.
As perdas no recebimento de créditos incorridas com devedores que não estejam nas situações acima, também podem ser deduzidas, mas de acordo com os seguintes critérios:
Operações sem garantia de valor:
- até R$ 15.000,00, por operação, vencidos há mais de seis meses, independentemente de iniciados os procedimentos judiciais para o seu recebimento;
- de R$ 15.000,01 até R$ 100.000,00, por operação, vencidos há mais de um ano, independentemente de iniciados os procedimentos judiciais para o seu recebimento, desde que mantida a cobrança administrativa;
- acima de R$ 100.000,00, vencidos há mais de um ano, desde que iniciados e mantidos os procedimentos judiciais para o seu recebimento.
Operações com garantia de valor:
- até R$ 50.000,00, vencidos há mais de dois anos, independentemente de iniciados os procedimentos judiciais para o seu recebimento ou o arresto das garantias;
- acima de R$ 50.000,00, vencidos há mais de dois anos, desde que iniciados e mantidos os procedimentos judiciais para o seu recebimento ou o arresto das garantias.
Despesas com Veículos
Em se tratando de despesas com veículos registrados no ativo imobilizado da empresa, as despesas com combustíveis e manutenção, poderão ser consideradas como dedutíveis, pois por presunção legal, são necessárias à atividade da empresa.
Porém em se tratando de despesas com combustíveis e manutenção em veículos dos empregados, administradores ou sócios da empresa, dependerá muito da atividade dela.
Uma clínica médica, por exemplo, dificilmente conseguirá comprovar a necessidade da utilização de um veículo, considerando que são os pacientes que vão até a clínica. Já para uma atividade de engenharia ou consultoria, por exemplo, fica mais fácil de comprovar a necessidade da utilização de um veículo na atividade da empresa.
As despesas de combustíveis e de manutenção de veículo de propriedade de empregado, pagas pelo empregador como ressarcimento pelo uso no trabalho, desde que exigido pelas atividades usuais ou normais desenvolvidas pela empresa, de acordo com o Parecer Normativo CST n° 643/71, são admitidas como operacionais. A empresa deve corroborar o ressarcimento das despesas efetivamente ocorridas com a documentação original dos gastos.
Despesas com Viagens
As despesas com viagens e com veículos destinadas a custear diárias, despesas com alimentação e pousada, para que possam ser aceitas como despesas operacionais, devem ser comprovadas com documentos hábeis e idôneos.
Não serão aceitos apenas relatórios de viagens sem documentação que assegurem os requisitos de normalidade e necessidade da empresa
Contribuições e Doações
Somente são dedutíveis as doações para projetos culturais de que trata a Lei n° 8.313/91, as efetuadas para instituições de ensino e pesquisa cuja criação tenha sido autorizada por lei federal e que preencham os requisitos dos incisos I e II do artigo 213 da Constituição Federal e as efetuadas a entidades civis, sem fins lucrativos, que prestem serviços gratuitos em benefício de empregados e dependentes da pessoa jurídica doadora ou em benefício da comunidade local.
Brindes
As despesas com brindes são indedutíveis na apuração do Lucro Real.
A Solução de Consulta Cosit n° 58/2013 dispõe que o termo “brinde” se refere a mercadorias que não constituem objeto normal da atividade da empresa, mas que são adquiridas com a finalidade de distribuição gratuita, objetivando promover a empresa; diferentemente da “amostra”, que é distribuída gratuitamente em quantidade estritamente necessária para que o consumidor conheça o produto.
Perdão de Dívida
O perdão de dívida, por se tratar de uma mera liberalidade, não é uma despesa dedutível para quem está concedendo o perdão da dívida.
Já para quem está recebendo o perdão da dívida, essa é uma receita tributável, conforme explicamos em detalhes nesse post.
Despesas Financeiras
As despesas de financiamento decorrentes de empréstimos contraídos para aquisição de bens do ativo imobilizado, sejam os obtidos diretamente junto aos fornecedores, sejam os pactuados com terceiros com aquela finalidade, tais como juros e comissões, quando destacadas no contrato, de acordo com o Parecer Normativo CST n° 127/73, são consideradas despesas operacionais.
Furto e Apropriação Indébita
Somente são dedutíveis como despesas os prejuízos por desfalque, apropriação indébita e furto, por empregados ou terceiros, quando houver inquérito instaurado nos termos da legislação trabalhista ou quando apresenta queixa perante a autoridade policial. (RIR/2018, artigo 376)
Despesas com Multas
As multas por infrações fiscais, como regra geral, não são dedutíveis na determinação do lucro real, como custo ou despesa operacional. Entretanto, poderão ser dedutíveis as multas de natureza compensatória e as impostas por infrações de que não resultem falta ou insuficiência de pagamento de tributo. (RIR/2018, artigo 352, § 5º).
