Atualmente, muitos documentos já nascem digitais, como é o caso das Notas Fiscais Eletrônicas, Livros Fiscais Eletrônicos, etc. Esses documentos, chamados de nato-digitais, podem ser mantidos apenas em suas versões digitais, sem a necessidade de serem mantidos em meio físico. No entanto, ainda existe uma infinidade de documentos que são físicos, o que pode representar uma grande dor de cabeça para as empresas manterem esses documentos em um arquivo morto.
Dessa forma, tem sido cada vez mais comum as empresas digitalizarem seus documentos físicos para guardá-los em meio digital, o que, além de economizar espaço físico, facilita enormemente a consulta desses documentos quando necessário.
E é neste momento que surge a dúvida: Posso jogar os documentos originais depois de digitalizados?
Se você tem essa dúvida, acompanhe esse post até o final, onde falaremos sobre a validade jurídica dos documentos digitalizados!
O que diz a Lei?
De acordo com a Lei nº 12.682/2012, um documento digital terá o mesmo valor probatório que seu respectivo original apenas quando o processo de digitalização for realizado de forma a manter a integridade e a autenticidade do documento (observados os requisitos que abordaremos mais adiante) e contiver a assinatura por meio de um certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Isso vale, inclusive, para fins de atendimento à fiscalização, conforme já esclarecido pela Receita Federal na Solução de Consulta nº 171/2020 e no Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 4/2019.
Ocorre que os requisitos legais para que os documentos digitalizados tenham o mesmo efeito jurídico que seus originais não são nada simples, conforme veremos mais adiante.
Um outro método, bem mais antigo, é a microfilmagem, que está prevista na Lei nº 5.433/1968 e regulamentada pelo Decreto nº 1.799/1996 e pela Portaria Conarq nº 12/2009. Esse método também é válido perante o fisco, mas também tem suas complexidades.
Portanto, a primeira conclusão a que chegamos é que não basta escanear os documentos da sua empresa “de qualquer jeito” e pensar que já pode ir jogando fora os originais.
A seguir, explicaremos como funciona cada um desses 2 métodos: digitalização e microfilmagem.
Como funciona a digitalização de documentos?
Como falamos anteriormente, para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor legal que seu original, é necessário que ele atenda a todos os requisitos do Decreto nº 10.278/2020, que podemos resumir em:
- Estar em formato PDF/A (quando se tratar de textos impressos ou manuscritos, com ou sem ilustrações); ou PNG (quando se tratar de fotografias, cartazes, plantas ou mapas);
- Possuir resolução mínima de 300 dpi (exceto no caso de plantas e mapas, hipótese na qual são exigidos 600 dpi);
- Atender aos requisitos de cor, conforme cada tipo de documento, que pode ser monocromático (preto e branco), escala de cinza ou RGB (colorido);
- A compressão do arquivo deve ser realizada sem perda, de forma que o arquivo descomprimido deve ser idêntico ao arquivo original;
- O arquivo deve conter, no mínimo, os seguintes metadados: título descritivo do documento, palavras-chave que representem o conteúdo do documento, nome do autor, data e local da digitalização, identificador do documento digital (que deve ser um identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura), nome do responsável pela digitalização, tipo de documento, Hash (ou checksum) do arquivo (algoritmo que mapeia a sequência de bits do arquivo com a finalidade de verificar sua integridade);
- Ser assinado digitalmente, pelo responsável pela digitalização, com certificação digital no padrão ICP-Brasil.
Cabe destacar que a pessoa responsável pela digitalização, cuja identificação deve estar contida nos metadados do arquivo, assume responsabilidade pessoal pelo processo de digitalização, nos termos da legislação vigente.
Os desafios não param por aí.
O armazenamento dos arquivos também deve atender aos seguintes requisitos:
- Proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados;
- Indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado;
- Armazenado de forma que permita a conferência do processo de digitalização adotado.
Uma vez cumpridos todos os requisitos acima, pronto!!! Agora sim, você já pode jogar fora o documento original!!!
Como funciona a microfilmagem de documentos?
A microfilmagem, por sua vez, funciona como uma espécie de “foto” que é capturada por meio de um equipamento especial que grava uma miniatura do documento original em um microfilme (parecido com as câmeras de filme de antigamente), permitindo a fiel reprodução do documento original quando necessário. Esse método também tem suas exigências legais, cujos principais requisitos são:
- As empresas que realizam a atividade de microfilmagem de documentos precisam estar inscritas no Ministério da Justiça, assumindo responsabilidade civil e criminal pela qualidade na execução do serviço;
- Os filmes negativos devem ser arquivados na própria empresa, não podendo ser transferidos para outro local;
- É necessário realizar uma cópia do filme original (backup), devendo ser armazenado em local diferente do filme original;
- A eliminação dos documentos originais precisa ser lavrada em um livro próprio;
- Os microfilmes ou microfichas precisam ser indexados de forma remissiva, permitindo a posterior recuperação das informações;
- O filme utilizado deve ter alta definição, densidade uniforme e durabilidade;
- Os filmes originais e os backups devem ser mantidos pelos mesmos prazos de prescrição que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Apesar de a microfilmagem ter a mesma validade jurídica que o documento original, esse método é muito burocrático e custoso para a maioria das pequenas e médias empresas, sendo mais utilizada pelas grandes empresas como instituições financeiras, instituições de ensino, cartórios, etc.
Conclusão
A menos que você esteja disposto a investir em processos que atendam às especificações acima, acreditamos que a maioria das pequenas e médias empresas preferirão conviver com o bom e velho arquivo morto, mas buscando eliminar, na medida do possível, a impressão de documentos físicos desnecessários.
Cabe lembrar que muitas empresas ainda imprimem documentos que não têm a menor necessidade de serem impressos, como, por exemplo, Notas Fiscais Eletrônicas, boletos bancários, comprovantes de pagamentos eletrônicos, relatórios gerenciais internos extraídos de um software, etc. Todos esses documentos podem ser guardados apenas digitalmente sem nenhum problema.
Já em relação aos documentos originais importantes, como: contratos, recibos de pagamento, documentos da folha de pagamento, livros fiscais e contábeis obrigatórios, notas fiscais em papel, etc.; esses sim precisam ser mantidos de forma organizada pelo período de prescrição correspondente.
Para as empresas que não possuem espaço físico apropriado, existem diversas empresas no mercado que oferecem serviços de self-storage ou armazenagem de documentos físicos.
Enfim, ainda que as empresas não consigam atender aos requisitos de digitalização que tratamos acima, ainda assim acreditamos que a “digitalização simples” dos documentos continua sendo extremamente útil e recomendável para facilitar a gestão dos arquivos da empresa no dia-a-dia, mas, neste caso, é importante guardar os documentos originais pelo período de prescrição correspondente a cada tipo de documento, que, normalmente, varia de 2 a 30 anos, mas podendo ser até por um prazo indefinido, como é o caso do Livro Diário e dos Contratos de Trabalho de Empregados.
Além disso, se você ainda envia documentos físicos para a sua contabilidade, está na hora de rever os seus procedimentos internos.
Nós, da Ozai, trabalhamos com o melhor da tecnologia para evitar a ida e vinda de documentos físicos. Fazemos isso por meio da captura eletrônica de documentos fiscais e transferência eletrônica de documentos.
Se quiser saber um pouco mais, conheça como nós trabalhamos.
