A inscrição de estabelecimentos no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é uma exigência fundamental para as empresas que exercem atividades econômicas no Brasil.
No entanto, algumas situações pode gerar dúvidas quanto à obrigatoriedade de inscrição no CNPJ, como, por exemplo:
- Colaboradores que trabalham em home office;
- Empresas que utilizam espaços de coworking ou endereços virtuais;
- Escritório de representação de empresas estrangeiras;
- Escritório administrativo;
- Almoxarifados ou depósitos fechados;
- Centros de treinamento, etc.
Neste post, abordaremos as situações de obrigatoriedade de inscrição no CNPJ e os riscos de não cumprimento dessa obrigação.
Quais as entidades obrigadas à inscrição no CNPJ?
De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2119/22, todas as pessoas jurídicas (e equiparadas) domiciliadas no Brasil estão obrigadas a se inscrever no CNPJ, bem como cada um de seus estabelecimentos localizados no Brasil ou no exterior, antes do início de suas atividades.
O conceito de estabelecimento é:
"O local privado ou público, edificado ou não, móvel ou imóvel, próprio ou de terceiros, físico ou virtual, onde a pessoa jurídica exerce suas atividades, em caráter temporário ou permanente, ou onde se encontram armazenadas mercadorias, incluídas as seguintes unidades auxiliares: sede,
escritório administrativo, depósito fechado, almoxarifado, oficina de reparação, garagem, unidade de abastecimento de combustíveis, posto de coleta, ponto de exposição, centro de treinamento e centro de processamento de dados."Portanto, já temos a resposta para a maioria das situações citadas na introdução desse post. A maioria daquelas situações requer inscrição no CNPJ, seja por ser um local em que a empresa exerça suas atividades, seja por ser uma unidade auxiliar da empresa.
Além disso, a Receita Federal esclareceu, na Solução de Consulta Cosit nº 117/23, que o conceito de estabelecimento para fins de inscrição no CNPJ deve estar alinhado com o Código Civil, que considera como estabelecimento todo complexo de bens organizados (fisicamente ou virtualmente), para exercício da atividade empresarial.
Seguem alguns exemplos de fatores que poderiam ser considerados para caracterizar um estabelecimento:
- Se um cliente da empresa visitar o local, ele teria a percepção de estar visitando um local pertencente à empresa?
- Nesse local, transitam colaboradores, cliente ou prestadores de serviço como parte das atividades normais da empresa?
- Nesse local, estão armazenados ativos físicos da empresa que sejam utilizados por mais de um colaborador ou por clientes como parte das atividades normais da empresa?
- Esse é o único local no Brasil em que as atividades da empresa são realizadas?
Se você respondeu SIM a alguma das questões acima, provavelmente o local em questão se enquadra no conceito de estabelecimento e, portanto, está obrigado à inscrição no CNPJ.
Casos Práticos
1) Uma empresa estrangeira que opera no Brasil com um único colaborador trabalhando de casa
Sim, como a empresa estrangeira é uma pessoa jurídica que exerce atividades econômicas no Brasil, por meio desse único colaborador, a empresa estrangeira está obrigada a se inscrever no CNPJ.
Se a empresa estrangeira não tiver um escritório físico no Brasil, o endereço da sede poderia ser na casa do colaborador (desde que isso seja legalmente viável) ou em algum escritório virtual contratado para esse fim.
2) Uma empresa que armazena bens em um certo local onde não transitam colaboradores e nem clientes
Sim, como a empresa é uma pessoa jurídica que exerce atividades econômicas no Brasil, qualquer local que seja considerado como “unidade auxiliar”, como é o caso de depósitos fechados ou almoxarifado, se enquadra no conceito de estabelecimento e, portanto, está obrigado à inscrição no CNPJ.
3) Um local usado pela empresa somente para dar treinamentos internos aos colaboradores
Sim, da mesma forma que na pergunta anterior, os seguintes tipos de estabelecimentos são considerados como “unidade auxiliar”: sede, escritório administrativo, depósito fechado, almoxarifado, oficina de reparação, garagem, unidade de abastecimento de combustíveis, posto de coleta, ponto de exposição, centro de treinamento e centro de processamento de dados.
4) Um médico que presta serviços a seus pacientes em um consultório particular
Depende. A profissão do médico permite que ele atue como profissional liberal (pessoa física) ou por meio de uma pessoa jurídica.
Via de regra, a carga tributária da pessoa jurídica é menor do que da pessoa física. Por esse motivo, uma boa parte dos médicos que atende em consultório particular possuem um CNPJ inscrito naquele local.
Por outro lado, se o médico atua como pessoa física, o consultório não precisa se inscrever no CNPJ.
5) Uma empresa em que parte dos colaboradores trabalha em um coworking enquanto outros trabalham de casa ou no cliente
Como a empresa é uma pessoa jurídica que exerce atividades econômicas no Brasil, ela precisa estar obrigatoriamente inscrita no CNPJ, indicando algum endereço como sede.
Nesse caso, como o coworking é o local mais frequentado pelos colaboradores no desenvolvimento das atividades da empresa, parece fazer sentido que esse local fosse indicado como sendo a sede da empresa, embora fosse possível indicar outro local (ex: casa do sócio ou um escritório virtual).
Já em relação aos demais colaboradores, que trabalham de suas respectivas casas ou no cliente, tais locais não configuram um estabelecimento, a menos que a casa do colaborador ou o endereço do cliente sejam usados para manter um complexo de bens organizados para exercício da atividade empresarial, o que não costuma ser o caso.
Riscos de Não Inscrição no CNPJ
O não cumprimento da exigência de inscrição de um estabelecimento no CNPJ pode trazer uma série de riscos fiscais, trabalhistas e operacionais para a empresa.
Riscos Fiscais
Se um fiscal identificar a falta de inscrição de um estabelecimento no CNPJ, ele poderia requerer que a Receita Federal realizasse a inscrição de ofício daquele estabelecimento.
Com isso, o fiscal poderá identificar eventuais faltas de recolhimento de tributos e de outras obrigações acessórias (incluindo a falta de emissão de notas fiscais). Isso pode resultar em uma série de multas e juros devidos pela empresa.
Se a empresa em questão for optante pelo regime do Simples Nacional, ela poderia ser desenquadrada desse regime, já que o Simples Nacional exige que a empresa esteja em situação cadastral regular perante os órgãos federais, estaduais e municipais.
Riscos Trabalhistas
Se o empregado estiver trabalhando em um local sem CNPJ, isso pode comprometer na aplicação das regras sindicais apropriadas (que podem variar de acordo com o local de trabalho), além do risco de o empregado sofrer um acidente de trabalho e ter seus benefícios negados pelo INSS em função de estar trabalhando fora do estabelecimento oficial da empresa.
Além disso, o empregado pode ser privado de outros benefícios, como o seguro de vida, que depende do local de ocorrência do sinistro.
Dificuldades Operacionais
A falta de inscrição no CNPJ pode dificultar uma série de atividades operacionais da empresa, como: assinar um contrato de locação, contratar ou acionar um seguro do local, assinar uma linha telefônica/internet, contratar uma máquina de cartão de crédito, receber compras efetuadas em nome da empresa, etc.
Conclusão
Para evitar complicações legais e fiscais, a recomendação é sempre inscrever no CNPJ qualquer estabelecimento que, de alguma forma, desenvolva atividades econômicas ou dê suporte às atividades da empresa.
Manter a regularidade cadastral dos estabelecimentos garante não só o cumprimento das obrigações legais, mas também facilita a gestão tributária e administrativa da empresa.
Se a empresa tiver dúvidas sobre a necessidade de inscrição de determinado local no CNPJ, entre em contato com a Ozai.
