O Livro Diário é um documento essencial para registrar as transações diárias de uma empresa ao longo dos anos, incluindo relatórios contábeis importantes, como o Balanço Patrimonial e a DRE.
Neste post, abordaremos se as MEs e EPPs optantes pelo Simples Nacional devem registrar o Livro Diário na Junta Comercial ou Cartório.
Obrigatoriedade de Manter Escrituração Contábil
Primeiramente, é importante destacarmos que todas as empresas no Brasil precisam seguir tanto as leis comerciais (que definem como as empresas devem ser criadas, operadas, registradas, dissolvidas e fechadas) quanto as leis fiscais (que dizem respeito às regras para pagar tributos municipais, estaduais e federais).
Em relação às leis fiscais, o art. 63 da Resolução CGSN n° 140/2018 prevê que as empresas do Simples Nacional devem manter os seguintes registros:
- Livro Caixa
- Livro de Inventário (se exigido pelo Estado)
- Livro de Entradas (se exigido pelo Estado)
- Livro de Serviços Prestados (se exigido pelo Município)
- Livro de Serviços Tomados (se exigido pelo Município)
- Livro de Controle de Selos (se exigido pela legislação do IPI)
Portanto, em princípio, a lei fiscal não exige que empresas do Simples Nacional mantenham escrituração contábil completa – ela exige apenas o Livro Caixa.
Por outro lado, se a empresa mantiver a escrituração contábil completa (Livro Diário), ela fica dispensada de manter o Livro Caixa, já que o Livro Diário é muito mais completo do que o Livro Caixa.
Dessa forma, do ponto de vista fiscal, a escrituração contábil é opcional se a empresa mantiver o Livro Caixa. Porém, como mencionado antes, a empresa também deve seguir as leis comerciais.
A lei comercial (art. 1.179 do Código Civil), estabelece que empresários e sociedades empresariais devem manter um sistema de contabilidade regular e preparar anualmente um balanço patrimonial e de resultados.
O § 2° dispensa a escrituração contábil apenas para o Microempreendedor Individual (MEI). Todas as outras empresas precisam manter a escrituração contábil.
Assim, mesmo que as MEs e EPPs optantes pelo Simples Nacional não precisem de contabilidade completa para fins fiscais, elas ainda precisam manter a contabilidade para cumprir as leis comerciais.
Autenticação do Livro Diário
Antes da criação da Escrituração Contábil Digital (ECD) em 2007, o Livro Diário precisava ser autenticado na Junta Comercial ou no Cartório, dependendo de onde os documentos da empresa estavam registrados.
Com o advento da ECD, as empresas obrigadas a realizar a entrega dessa obrigação acessória realizam a autenticação de seus Livros Diários com a entrega da ECD, sendo a autenticação comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Desta forma, realizando a autenticação via ECD ocorre a dispensa de realizar a autenticação do Livro Diário na Junta Comercial/Cartório.
Mesmo as MEs ou EPPs não estando obrigadas a enviar a ECD, elas podem transmitir a ECD facultativamente com o intuito de registrar seu Livro Diário, dispensando a autenticação na Junta Comercial ou Cartório.
Já a ME ou EPP que não se enquadrar na obrigatoriedade de entrega da ECD e não a entregar de forma facultativa, a autenticação do Livro Diário no respectivo órgão de registro deve ser realizada.
Forma de Autenticação do Livro Diário
Até fev/2021, a autenticação era feita por meio do livro físico, que precisava ser impresso e encadernado em capa dura para ser autenticado no órgão de registro.
No entanto, com a publicação da Instrução Normativa DREI n° 82/2021, a partir de 22/06/2021, ficou estabelecido que os Livros Diários serão autenticados pelas Juntas Comerciais de forma exclusivamente digital, podendo ser criados ou armazenados em plataformas eletrônicas.
Já para entidades registradas em Cartórios, ainda não há norma que exija apresentação eletrônica do Livro Diário. Portanto, antes de elaborar o livro, é importante consultar o Cartório para saber qual forma de apresentação é exigida.
Na escrituração do Livro Diário em formato digital, os livros também deverão possuir o Termo de Abertura e Termo de Encerramento, nos mesmos moldes que os livros físicos.
Em relação às assinaturas, tanto no livro físico quanto no livro digital, os Termos de Abertura e de Encerramento serão datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no CRC e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções.
