A folha de pagamento da empresa é um documento de extrema importância. No entanto, ela é normalmente deixada de lado e, apenas próximo ao pagamento, é relembrada. O problema é que a correria para fechar a folha de pagamento pode gerar muitos erros, que podem custam caro para a empresa.
A folha de pagamento envolve todo o processo que vai desde a coleta de informações da equipe (incluindo o cômputo do tempo dedicado pelos colaboradores na realização dos trabalhos) até a apuração dos salários e encargos que devem ser pagos pela empresa. Nela, estão computadas: as horas trabalhadas, as horas extras prestadas, os impostos recolhidos, os descontos em folha, etc.
Por isso, o primeiro passo para a elaboração de uma folha de pagamento está no registro dos funcionários. Desde a contratação até as informações de trabalho diário, todos devem ser realizados com cuidado e dentro dos prazos legais estabelecidos.
Vale destacar que quando há erros no processamento da folha de pagamento, a relação da empresa com os funcionários pode ser afetada. Dessa forma, nenhum cuidado é demais quando estamos tratando deste tema.
Para ajudar nessa missão, listamos os 5 principais erros que são cometidos na folha de pagamento das empresas e como evitá-los. Acompanhe!
Quais são os principais erros cometidos na folha de pagamentos?
1. Não computar horas extras, faltas e atrasos
A folha de pagamento não é um documento fixo. Todos os meses há mudanças que precisam ser computadas. As principais são: horas extras, faltas e atrasos dos funcionários durante o período de referência.
Esses eventos são registrados no ponto, sendo essenciais para o momento de fazer a folha de pagamento. Afinal, são eles que indicam quanto será recebido, pois geram aumentos e diminuição dos valores.
No entanto, um erro bastante recorrente é deixar de registrar os eventos de forma correta. Sem essa indicação, é impossível computar a folha de pagamento corretamente.
Para evitar esse problema, a melhor coisa a se fazer é manter o registro do ponto organizado e o mais automatizado possível. Periodicamente, conferir se os dados foram apontados de forma correta dentro do sistema adotado.
Além disso, verifique com a sua contabilidade a possibilidade de integrar o relógio de ponto com o software de processamento da folha de pagamento.
2. Deixar de computar os reflexos do descanso semanal remunerado (DSR) na folha
Para se considerar o descanso remunerado semanal (DRS) é preciso pensar em duas questões. Para os mensalistas, ele já está previsto dentro do valor mensal. Já os horistas têm o DRS calculado mensalmente, com base nas horas trabalhadas.
No entanto, no caso de horas extras e outros eventos, há a necessidade de calcular o DRS em cima dessas alterações. O que acontece é o esquecimento desse cálculo.
Esse é um problema que muitas vezes se relaciona com o anterior, ou seja, com o esquecimento de computar as horas extras e outros eventos no ponto. No entanto, ele também pode acontecer por outros motivos.
O segredo aqui é simples: conferência. Após fazer a folha de pagamento, é preciso observar se todos os dados foram inseridos e computados de forma correta. Por isso, realizar a folha de pagamento com tempo é essencial para que não ocorram erros.
Outro detalhe a ser seguido é conferir os mensalistas, se houve alterações nas horas trabalhadas.
3. Errar no cálculo da incidência do INSS, FGTS e IRRF
Os descontos são uma parte importante da vida profissional e de toda a folha de pagamento. Cada um tem uma tabela própria, que deve ser observada com cautela, e exige uma conta específica.
O erro em cálculos de INSS, FGTS, IRRF entre outros no pagamento é mais comum do que se pensa. Especialmente quando se tem pouco tempo para realizar a folha de pagamento, eles acabam acontecendo.
No entanto, esses erros são onerosos para a empresa. Por terem leis específicas, pode haver incidência de multas e outras punições.
A melhor forma de evitá-los é revisar periodicamente a tabela de incidências do INSS, FGTS e IRRF.
4. Deixar de aplicar as regras estabelecidas na convenção coletiva na folha de pagamento
Dentro de uma empresa existe uma série de funcionários, cada um contratado em uma função. Dessa forma, há diferentes convenções coletivas que são assinadas dentro das empresas.
Nessas convenções estão estabelecidas informações importantes, que influenciam diretamente na folha de pagamento. Um dos erros mais comuns e recorrentes é deixar de aplicar tais regras.
Esses erros podem ter consequências sérias para a empresa. A depender do que foi cometido, há a possibilidade de abertura de processo trabalhista, uma vez que o acordo foi descumprido.
O ideal é que a folha de pagamento seja feita por um especialista em assuntos trabalhistas e previdenciários. Além disso, todas as informações de contratação devem ser informadas no momento em que o funcionário passa a fazer parte do quadro da empresa.
No caso de alterações na convenção, elas também precisam ser informadas no momento em que ocorrem.
5. Não transmitir os eventos da folha para o eSocial
O eSocial é um programa de unificação dos sistemas do governo. O objetivo dele é facilitar as informações e, principalmente, evitar problemas. Desde a sua implementação, todas as mudanças devem ser informadas nesse sistema.
Por exemplo: se o funcionário foi efetivado, a empresa deve informar no eSocial, assim como aumento de salário e outros. Esses informes são essenciais para a folha de pagamento correta, pois indicam alterações na tributação, por exemplo.
Por ser um sistema informatizado, muitas empresas tiveram problemas para implantar e se adequar às novas exigências. Isso prejudica a realização de uma folha correta e livre de riscos.
A melhor ação nesse caso é certificar que a equipe que realiza a folha de pagamento da sua empresa está a par de todas as mudanças do eSocial e está apta a realizar todos os registros de forma correta e dentro dos prazos estabelecidos para evitar multas.
Qual a melhor prática acerca da folha de pagamento?
É possível realizar algumas ações, como destacamos, para evitar esses e outros erros. No entanto, a melhor forma de fazer uma folha de pagamento sem erros, e sem dor de cabeça, é contando com um bom escritório de contabilidade.
Ao ter o apoio de profissionais preparados e capacitados, a empresa passa a profissionalizar sua folha de pagamento. Assim, torna-se mais fácil acompanhar mudanças tributárias e outras de naturezas diversas.
Além disso, quando se tem o apoio de um escritório de contabilidade, há uma transformação na forma como se realiza todo o processo, resultando em rapidez e confiança.
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