Criado pelo Governo Federal e publicado pelo Decreto nº 8.373/14, o eSocial mudou a forma de cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Com o eSocial, o envio das informações sobre empregados passou a ser unificado e sua obrigatoriedade se estenderá para todas as empresas até janeiro de 2020 .
Pelo sistema, as obrigações acessórias da área trabalhista serão centralizadas. Embora já fosse utilizado por pessoas que empregavam trabalhadores domésticos desde 2015, trata-se de uma novidade para boa parte das empresas.
Foi apenas em 2018 que o eSocial passou a fazer parte do calendário de quem tem pelo menos um trabalhador contratado via CLT. Assim, quanto mais informação sobre o seu funcionamento, menores as chances de erro ao prestar contas para a Previdência e demais órgãos de controle.
Por isso, recomendamos que avance na leitura para saber ainda mais sobre o eSocial, o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas. Entenda como ele afeta as suas rotinas e evite penalidades!
O que muda em relação à folha de pagamento
O eSocial representa uma mudança profunda e, como tal, exige uma maior atenção das empresas em seus processos de escrituração. Não pelo risco de errar em sua utilização, mas porque se trata de um avanço. O novo sistema proporciona agilidade nos processos financeiros, fiscais e trabalhistas.
Em contrapartida, as irregularidades ficarão mais expostas no eSocial, já que problemas que até então não chamavam muita atenção do fisco ficaram mais evidentes. Um exemplo disso é a folha de pagamento, que agora será totalmente processada no sistema do eSocial, exigindo ainda maior atenção por parte dos setores de RH e contabilidade.
Seja como for, a atual legislação que disciplina as obrigações por parte das empresas em relação aos seus trabalhadores não se modifica. Portanto, continuam valendo os mesmos prazos para recolhimento dos encargos trabalhistas e previdenciários.
Outra exigência que as empresas que contam com pelo menos um trabalhador com carteira assinada — inclusive MEIs devem se ajustar — é a aquisição de certificado digital. Trata-se da comprovação eletrônica de que o repasse das informações está sendo feito pela sua empresa. Considerando essas inovações, fica evidente que o novo sistema é muito mais eficaz para detectar irregularidades. Toda atenção é pouca!
Quais os riscos para quem trabalhar da forma errada
A atenção precisa ser redobrada, afinal, as sanções previstas são pesadas, podendo ultrapassar R$ 1,8 mil em caso de desrespeito aos prazos.
Ou seja, para as empresas que trabalham de forma errada, o peso da fiscalização será bem maior, por isso quanto antes a adaptação for concluída, corre-se menos risco. Considere também que o governo nem sempre fixa os valores das multas, que variam conforme o tipo de infração cometida. No eSocial, elas consistem em faltas ou atrasos ao entregar informes sobre:
Modificações nos contratos
Empresas com cadastros ou registros de trabalhadores desatualizados serão multadas em R$ 600,00 por empregado que estiver com dados incorretos.
Exame médico (ASO)
O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é exigido por ocasião da admissão, demissão, mudança de função e retorno ao trabalho, e como exame médico periódico. A multa para descumprimento dessa obrigação é determinado pela fiscalização do trabalho e varia de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
Afastamento
Caso um trabalhador se afaste de suas funções em virtude de acidente, licença ou doença, a empresa é obrigada a comunicar pelo eSocial essa condição imediatamente. Assim como as falhas em informar exames médicos, as multas nesse item são estipuladas pelo fiscal do MTE.
FGTS
Tenha especial atenção ao depósito do FGTS. Com o eSocial, depósitos em atraso ou realizado após notificação serão penalizados com multas de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado.
Férias
Outro item que exige a maior atenção é a comunicação de saída de férias. Caso não a faça, a empresa deverá ser multada em R$ 170,00.
Admissão de trabalhador
Com o eSocial, toda admissão deve ser informada no dia anterior ao do início das atividades do trabalhador. Se assim não for feito, as multas previstas variam entre R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00, se detectada reincidência.
Vale destacar que cada empregado que deixa de ser registrado gera multa de R$ 800,00. Esse valor também é previsto em multas por falta de registro na Carteira de Trabalho.
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
Dados relativos à Saúde e Segurança do Trabalho (SST) também foram englobados pelo novo eSocial. Nesse item, tornou-se obrigatório o envio do PPP, documento que contém dados relacionados à exposição do trabalhador a agentes físicos, químicos e biológicos. Em caso de irregularidades, a empresa pode ser multada em valor a ser determinado pelo fiscal do trabalho.
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
Os prazos para informar acidentes de trabalho por meio do CAT variam conforme a gravidade. Se provocar a morte do trabalhador, deverá ser informado imediatamente e, se não gerar vítimas fatais, o prazo para comunicar se estende até o dia seguinte ou primeiro dia útil após a ocorrência.
Eventuais multas para atrasos no envio do CAT ou caso o acidente deixe de ser informado variam, podendo chegar ao valor máximo do salário de contribuição.
Por que um parceiro contábil é fundamental?
Fica claro que, sem um contador ou parceiro que auxilie nas questões trabalhistas, aumentam, e muito, as chances de erro. Nesse aspecto, é preciso não só entender profundamente o funcionamento do eSocial, mas também adequar os processos internos da empresa para não correr risco de ser autuado.
Sendo assim, avalie o custo-benefício ao contratar uma empresa parceira, não apenas pela ameaça de se ver envolvido em penalidades, mas por outras questões contábeis relevantes. Afinal, não são poucos os casos em que perdas acontecem em aspectos do negócio que poderiam passar uma vida despercebidos por quem não é profissional do ramo.
Cuide da sua empresa e dedique atenção redobrada ao novo eSocial, sempre com o contador ao seu lado. Não troque o certo pelo duvidoso, afinal, com a fiscalização do trabalho não se brinca.
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