Antes de falarmos sobre como é o processo de mudança de escritório de contabilidade, é importante que você fique atento aos principais sintomas que indicam que a atual parceria contábil não anda muito bem.
Quando eu sei que devo mudar de contabilidade?
Contratar um escritório contábil de má qualidade ou às vezes pelo “preço mais baixo”, pode acarretar em muita dor de cabeça e invariavelmente fica claro que mudar de contabilidade é a única opção. Listamos abaixo os problemas mais comuns que levam o empresário a reavaliar o seu parceiro contábil:
1) Atendimento ruim
É comum ver por aí empreendedores buscando contadores a “preço de banana” sem pensar na qualidade do trabalho, mas acabam se esquecendo que na hora da dúvida é esse contador que prestará suporte, muitas vezes não dando a devida atenção às suas necessidades.
2) Telefonemas não atendidos
Quem nunca deixou o telefone tocar sabendo quem e porque a pessoa está te ligando?
Pois isso é bem comum quando você não avalia a qualidade do escritório que você está contratando para lhe dar suporte contábil.
3) E-mails não respondidos
Quem nunca deixou aquele e-mail para ser respondido mais tarde?
Aquela empresa que leva a sério o que faz!
As contabilidades menos estruturadas não conseguem equilibrar os atendimentos telefônicos, dúvidas por e-mail e o fechamento rotineiro mensal de seus clientes, deixando sempre passar alguma coisa por excesso de atividades simultâneas.
4) Dificuldade de contato com a pessoa responsável
Tentando dar atenção apenas as prioridades alguns escritórios muitas vezes esquecem de se apresentar ao seu cliente, quando a empresa tem departamentos mais encorpados fica muito complicado para o cliente que não teve a orientação necessária saber com quem deve falar.
5) Dificuldade de o outro lado “ouvir”
Você já conversou com aquele tipo de pessoa que fica tentando responder sua pergunta antes mesmo de você ter terminado de formulá-la, para tentar demonstrar que tem um intelecto aguçado? Quem já passou por isso sabe que, na maioria das vezes, a pessoa não acerta na resposta pois não tentou entender de fato o que o outro estava tentando perguntar e muito tempo é perdido de forma desnecessária.
6) Falta de profissionais qualificados
Um erro bem recorrente é o fato de contadores tentarem abraçar mais clientes do que seu braço alcança. Na corrida para captar todos os clientes possíveis com seus preços imbatíveis alguns escritórios de contabilidade não conseguem atrair bons profissionais para prestar o suporte necessário na hora das dúvidas dos seus clientes. Ou seja, podem até ter bons preços, mas que não compensam o péssimo serviço oferecido.
7) Perda de documentos
Esse problema desse ser evitado a todo custo, se algum documento extremamente sigiloso da sua empresa cai na mão de pessoas mal-intencionadas como seus dados pessoais, dados da empresa ou faturamento recebido. Já pensou o problemão que você poderia ter com isso?
8) Não cumprimento de datas preestabelecidas
Você já foi obrigado a esperar aquele amigo que sempre se atrasa para os compromissos? Isso já deixa a gente um pouco irritado. Agora imagina você ter que pagar todo mês um contador e todo mês ele enviar seus impostos em cima do prazo ou com atraso. De quem é a responsabilidade em arcar com os juros e as multas decorrentes desses atrasos?
9) Ocorrência contínua dos mesmos erros
Quem passa por isso sabe o quanto é ruim ter que perder tempo conferindo novamente os documentos enviados pela contabilidade, sabendo que aquele errinho bobo sempre está presente por falta de atenção, mesmo você já tendo reclamado um milhão de vezes, esse tipo de problema é bem comum e muitas vezes os clientes desistem de reclamar pelo cansaço.
10) Só funcionam à base de cobrança
Você que já leu até aqui e já se identificou com alguns dos problemas causados por um contador pouco preparado, mais um erro bem comum para esse tipo de contador. Todo santo mês você precisa cobrar os seus impostos antes do vencimento, isso tudo porque o contador que você contratou na época por aquele “preço bacana” não tem estrutura para dar conta da demanda de forma eficaz.
11) Documentos recebidos por engano de outros clientes
Você já recebeu documentos de outros clientes da sua contabilidade, devolveu os documentos e ficou tudo certo? Mas parou para pensar que os seus documentos já podem ter sido enviados para outras pessoas também?
Por incrível que pareça muitas vezes mesmo o cliente sofrendo de todos esses problemas não opta em mudar de contabilidade, por achar que o processo de troca é muito burocrático e complexo, ou por não saber a grande quantidade de tempo que é perdido, tentando contornar os erros do contador.
O Portal Contábeis, um dos sites de contabilidade mais renomados na internet também falou sobre esse assunto, caso tenha restado alguma dúvida, dá uma conferidinha nesse material Escolher o contador mais barato é a melhor opção?
É muito difícil mudar de contabilidade?
Se você se identificou com alguns dos problemas relatados acima e pensa que é muito trabalhoso mudar de contabilidade, não se preocupe… é um processo bem simples.
Basta você dar o aviso prévio ao seu atual contador (que normalmente varia de 30 a 60 dias) e colocar o novo contador em contato com o antigo contador. É só isso… a nova contabilidade se encarrega de fazer todo o processo de transição de documentos e informações, sem a necessidade de você se preocupar com isso.
Se você está querendo mudar de escritório de contabilidade, que tal conhecer um pouco sobre Como Nós Trabalhamos?
