Graças às mudanças nas leis trabalhistas, a presença de recursos tecnológicos e à burocracia envolvida na administração das empresas em nosso país, a gestão de folha de pagamento ainda traz dúvidas para profissionais de Recursos Humanos e empresários de diversos setores.
Isso porque a gestão da folha de pagamento não requer somente conhecimento dos números, mas também da legislação. A questão torna-se mais complexa quando a empresa está em crescimento, o que ocasiona no aumento do número de funcionários e nas variáveis envolvidas nos cálculos.
Felizmente, com alguns cuidados, a gestão da folha de pagamento pode se tornar mais simples e eficaz. Se você quer dicas para melhorar seus processos, continue a leitura deste post!
Qual é a importância de ter uma boa gestão de folha de pagamento?
A gestão de folha de pagamento influencia todo o fluxo de caixa de uma empresa. Afinal, o custo da mão de obra traz impactos na capacidade de pagamento das empresas, o que é uma variável importante para a formulação do preço de venda. Ela também impacta na determinação da taxa de produtividade das equipes de trabalho.
Muitos gestores e empresários acreditam que a folha de pagamento refere-se apenas ao salário-base acordado com o colaborador ou negociado com o sindicato. Porém, existem encargos que são pagos somente na rescisão, por exemplo. Caso a empresa não esteja devidamente preparada, ela pode desestruturar todo o fluxo de caixa.
Por isso, especialmente nos estágios iniciais de um negócio, quando as empresas tendem a adotar processos manuais, e quando o negócio está em crescimento, a gestão de folha de pagamento pode trazer muitos desafios. Felizmente, com as dicas que preparamos a seguir, você pode aprimorar seus processos e manter a saúde financeira do seu negócio.
Como melhorar a gestão de folha de pagamento?
Com os procedimentos corretos, tecnologia e apoio profissional, você pode aprimorar a saúde financeira de seu negócio e garantir que as legislações trabalhistas, bem como os encargos tributários, estejam em dia.
1. Planeje-se
Fugir de surpresas é uma das primeiras grandes regras para uma boa gestão de folha de pagamento. Por isso, planeje quanto será pago a cada colaborador ao mês e reserve a porcentagem referente às despesas acessórias e aos encargos trabalhistas. É importante lembrar que a porcentagem de encargos de cada colaborador pode variar de 39% a 69% sobre o salário-base, o que depende do regime de tributação e do seu tipo de negócio.
O FGTS é depositado mensalmente em uma conta vinculada ao colaborador na Caixa Econômica Federal. Já o salário-família é pago mensalmente no holerite.
Já encargos como o 13o salário, 1/3 de férias e férias podem ser provisionados ao longo do ano. Nesse caso, você pode ir reservando esses valores mensalmente para evitar surpresas no fim do ano. Assim, você garante dinheiro em caixa para eventuais rescisões e outros imprevistos.
2. Use uma conta separada
Para facilitar o gerenciamento dos pagamentos, você pode fazer o pagamento de salários e benefícios por meio de uma conta corrente diferente da que é usada para outras despesas da empresa. Assim, você acompanha o controle do fluxo de caixa e a visualização das suas atividades, tornando a fiscalização e a eventual detecção de erros mais simples.
3. Recolha assinaturas nos recibos de pagamentos
A assinatura nos holerites quando o pagamento da folha é realizado, bem como adiantamentos, prêmios por metas, comissões e despesas operacionais, garante respaldo jurídico à sua empresa. Esse cuidado também deve ser tomado em relação a:
- uso de equipamentos de segurança (EPIs);
- termo de responsabilidade sobre bens móveis e imóveis da empresa, tais como celulares, veículos, computadores, entre outros;
- segurança das informações que circulam na empresa.
4. Evite passivos trabalhistas
Os passivos trabalhistas ocorrem quando há uma rescisão contratual causada por demissão mal-planejada ou desavenças ocorridas entre o colaborador e o empregador. O processo vai para a Justiça do Trabalho e pode não só causar prejuízos financeiros, como também desgaste mental entre os envolvidos.
A boa gestão da folha de pagamento, bem como o monitoramento da rotina de trabalho, permite que os gestores evitem ocorrências que favoreçam passivos trabalhistas, como ambiente insalubre, doenças ocupacionais, jornadas de trabalho acima do limite estipulado, acidentes de trabalho, entre outros. Aliado a esse cuidado, procure:
- investir em um ambiente de trabalho equilibrado, com boa convivência entre os colaboradores;
- motivar seus colaboradores;
- disponibilizar as ferramentas adequadas, bem como equipamentos de proteção individual;
- cumprir as obrigações previdenciárias e trabalhistas.
5. Programe os pagamentos para o mesmo período
A maioria das empresas mantém uma série de programações de pagamento, o que pode ser vantajoso sob o ponto de vista dos colaboradores que recebem nas datas mais convenientes para eles, mas não sob o ponto de visto do gestor.
Afinal, a ausência de padrões pode fazer com o que processo se torne moroso e que equívocos sejam cometidos. Por isso, defina uma única data para realização dos pagamentos. Assim, você facilita a automatização do processo, outra etapa fundamental para uma gestão de folha de pagamento mais eficiente.
6. Automatize os pagamentos
A gestão financeira de uma empresa inclui uma série de demandas e responsabilidades. Com a automatização de pagamentos, você não precisará mais lançar pagamentos, contas a pagar e a receber, bem como vale-transporte e outras despesas e ganhos de forma manual.
Você também pode solicitar ao seu contador para que ele gere um arquivo de remessa ao banco. Assim, você envia um único arquivo ao banco contendo todos os valores a pagar para cada um dos colaboradores, sem precisar ficar cadastrando isso manualmente.
Assim, o setor financeiro torna seus processos mais eficientes e seguros, ganhando maior dinamismo e confiabilidade. Por isso, investir em soluções tecnológicas para automatização do processo é tão importante para tornar a gestão de folha de pagamento mais eficiente.
7. Reduza os custas da gestão de folha de pagamento
Com tantas responsabilidade, a gestão de folha de pagamento pode se tornar muito dispendiosa para a empresa. Por isso, para reduzir seus custos, conte com o apoio de uma contabilidade de confiança, que possam cuidar dos pagamentos, otimizando processos com segurança e agilidade, e lidando com a burocracia imposta por bancos.
Os melhores escritórios de contabilidade elaboram relatórios gerenciais e financeiros, bem como promovem o contato direto com instituições financeiras, o que torna a sua rotina contábil muito mais simples.
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