Custos fixos e variáveis são dois conceitos que ainda geram muita confusão na cabeça dos empresários brasileiros, os quais acabam não se atentando às particularidades de cada espécie de gasto, o que impacta diretamente na gestão e na lucratividade do negócio.
No artigo de hoje, mostraremos não somente a diferença entre essas duas espécies de gastos, mas, também, daremos dicas importantes e práticas para você aplicar no seu negócio. Acompanhe!
Qual é o conceito de custos fixos e variáveis?
A primeira coisa que você precisa entender é que esses dois termos fazem parte de um grupo maior, que são os gastos, que, geralmente, são classificados entre: despesas, custos e investimentos.
Sendo assim, as despesas são gastos gerais e que não estão diretamente ligados à produção, venda ou prestação de serviços de sua empresa.
As despesas podem ser divididas em fixas ou variáveis. As fixas, como o próprio nome sugere, são aquelas que existirão independentemente do volume de vendas. Os salários do pessoal administrativo e os gastos com limpeza são exemplos disso, pois deverão ser pagos todos os meses, mesmo em períodos de baixa demanda.
As despesas variáveis são aquelas que podem ou não ocorrer em determinado período. Por exemplo: as manutenções em prédios, estruturas e computadores utilizados pelo setor administrativo da empresa.
Os custos, por sua vez, ao contrário do exemplo anterior, são aqueles gastos diretamente relacionados à atividade-fim da sua empresa. Assim como as despesas, os custos também podem ser divididos entre fixos e variáveis, de acordo com o mesmo conceito que mencionamos anteriormente.
Quais são as dicas para minha empresa?
Entendido o conceito desses elementos tão essenciais para o sucesso do seu negócio, vamos às dicas práticas:
1. Entenda a importância da gestão dos custos fixos e variáveis
Além de saber o conceito desses dois elementos, também é necessário saber como mensurá-los, identificá-los e geri-los.
Quando você percebe que existe algo que está prejudicando a lucratividade do seu negócio, uma das primeiras coisas que vêm à mente é cortar gastos; afinal, eles podem reduzir consideravelmente o seu lucro.
Entretanto, efetuar cortes sem analisar a participação deles no processo de vendas, produção ou prestação de serviços pode custar muito caro para a sua empresa.
Os custos são gastos difíceis de serem cortados, uma vez que estão diretamente ligados à atividade principal do seu negócio, que, por sua vez, é o que gera receita para a sua empresa. Sendo assim, se você suprimir excessivamente os seus custos, você pode colocar em risco o seu negócio.
Por exemplo, suponhamos que você precise de “x” funcionários para fazer um número “y” de vendas. Ao reduzir a quantidade de funcionários pela metade, você provavelmente perderá uma parte do volume de vendas, o que pode gerar um prejuízo para o seu negócio ou afetar a qualidade dos produtos ou serviços entregues aos clientes.
O segredo aqui é melhorar a eficiência do seu processo produtivo, que pode envolver a implementação de novas tecnologias, a modernização dos processos de trabalho, identificação e correção das ineficiências internas, treinamento da equipe, benchmark com outras empresas do segmento, etc.
O desafio é que boa parte dessas melhorias requer um investimento inicial. Por este motivo, este é um assunto que requer uma boa dose de planejamento.
2. Conheça os custos e despesas fixas e variáveis na ponta da língua
É essencial que você esteja familiarizado com a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) da sua empresa. É por meio desse relatório contábil que você pode acompanhar a evolução dos gastos fixos e variáveis, identificando os pontos de atenção e de melhoria.
Como diria Peter Drucker, o pai da administração moderna: “Se você não consegue medir, você não consegue melhorar”.
Em outras palavras, o primeiro passo para começar a melhorar a rentabilidade do seu negócio é tendo familiaridade com todos os números da sua empresa. Neste sentido, o seu contador certamente poderá lhe ajudar nessa jornada de compreender os números e tomar melhores decisões.
Comece segregando os gastos entre: 1) custos; 2) despesas; e 3) investimentos. Em seguida, segregue os custos e despesas em: 1) fixos; e 2) variáveis.
Com base apenas nessa informação, você conseguirá avaliar se o melhor caminho para a empresa é aumentar as vendas, reduzir as despesas, melhorar a eficiência do seu processo produtivo, migrar alguns custos que atualmente são fixos em variáveis ou vice-versa, etc.
3. Tenha bons controles internos de gerenciamento de custos e despesas
Além de conhecer de perto os números da empresa, é importante implementar controles que evitem desperdícios e que favoreçam uma cultura interna de redução de custos e utilização racional dos recursos da empresa.
A mera análise dos números é insuficiente para se chegar a este objetivo pois ela tem o foco no passado. É essencial olhar para o presente (por meio de bons controles internos) e também para o futuro (fazendo um bom planejamento e orçamento).
Em relação aos controles internos, você deve implementar um bom processo de compras, que vai desde a requisição da compra (verificando se ela é realmente necessária); passando pela cotação de ao menos 3 fornecedores; negociando valores, prazos e forma de pagamento; aprovando o gasto com base no orçamento e; por fim, a conferência final dos produtos ou serviços recebidos.
Olhando para o futuro, é importante que a sua empresa possua um planejamento orçamentário que preveja os custos e despesas necessários para o bom andamento dos negócios. Ao acompanhar se as receitas, custos e despesas estão dentro do orçamento previsto (análise do orçado vs. realizado), você terá previsibilidade sobre a rentabilidade do negócio ao longo do ano e conseguirá tomar as ações necessárias no momento em que as coisas ocorrem.
4. Conheça alguns indicadores importantes na análise de custos da sua empresa
O Ponto de Equilíbrio (PE) é o momento em que o faturamento da empresa se iguala aos custos e despesas, ou seja, quando o lucro é zero. Esse indicador é importante porque mostra o quanto a empresa precisa faturar para não ficar no prejuízo.
Ou seja, conhecendo bem os seus custos e despesas, é possível definir as metas de vendas para o seu time comercial.
A Margem de Contribuição (MC) é outro indicador muito importante, que é calculado pelo faturamento da empresa menos os custos e despesas variáveis. Ou seja, se partirmos da MC e deduzirmos os custos e despesas fixas, chegamos ao lucro da empresa.
O ideal é calcular a MC por segmento de negócio ou linha de produto. Assim, é possível verificar o quanto que cada segmento de negócio ou linha de produto contribui para pagar os custos e despesas fixas da empresa.
É comum vermos situações em que no geral a empresa está dando lucro, mas algumas linhas de negócio estão apresentando uma MC negativa. Nesses casos, avalie a possibilidade de encerrar essa parte da operação. Se isso for possível, a sua empresa terá mais lucro do que mantendo essa parte da operação em funcionamento.
Conclusão
Lembre-se: os custos e despesas fixos impactam continuamente os resultados da sua empresa. Já os custos e despesas variáveis impactam o resultado de forma proporcional ao faturamento.
Então qual deles é melhor?
Não tem melhor ou pior. A empresa que consegue escalar sua operação, normalmente se beneficia em ter custos e despesas variáveis menores e custos fixos maiores, ou seja, uma MC alta. Assim, ao escalar a empresa, a MC é capaz de diluir cada vez mais os custos e despesas fixas, aumentando-se assim o lucro.
Já as empresas com um crescimento mais tímido, normalmente se beneficiam em ter custos e despesas fixos menores (estrutura mais enxuta) e custos variáveis maiores, ou seja, uma MC mais baixa. Assim, mesmo nos momentos de crise, como as despesas fixas são menores, a queda nas vendas não chega a afetar tanto o negócio.
Viu como é importante conhecer esses conceitos contábeis para tomar melhores decisões? Se você ficou com alguma dúvida sobre este assunto, entre em contato com a Ozai!
