A contabilidade online surgiu como uma estratégia de baixo custo para atender às demandas básicas das empresas em relação às rotinas contábeis, fiscais e trabalhistas. De fato, essa iniciativa acabou impactando positivamente o mercado, afinal, tornou os processos mais ágeis e eficientes.
Por outro lado, uma reclamação recorrente dos empresários que optaram por esta modalidade de serviço é com relação ao atendimento (que normalmente é realizado apenas por meio de tickets) e por exigir que o cliente realize toda a inserção de informações dentro de uma plataforma online. Com isso, as contabilidades online conseguem agregar muito menos valor ao cliente do que as contabilidades tradicionais.
Este artigo tem por objetivo mostrar como a tecnologia pode ajudar a otimizar o trabalho e melhorar a qualidade dos serviços contábeis. Acompanhe!
A aplicação da tecnologia na contabilidade
A aplicação da tecnologia na contabilidade é muito ampla. A cada serviço que é oferecido, existe uma tecnologia envolvida. Por exemplo, para obter documentos e informações do cliente, é possível utilizar os arquivos integrados dos softwares de ambos. Além disso, esse mesmo recurso pode contribuir para a inserção de informações no sistema contábil.
Além disso, a tecnologia embarcada nos softwares atuais é capaz de verificar inconsistências nos dados e informações da empresa, além de realizar o processamento e elaboração de obrigações contábeis, fiscais — como o SPED — e trabalhistas.
A tecnologia substituiu uma série de procedimentos manuais, contribuindo para mais precisão e velocidade no processamento de dados de uma empresa, contribuindo para a prestação de informações mais precisas e rápidas.
A tendência é que a tecnologia fique cada vez mais presente nas atividades da empresa e substitua cada vez mais as atividades operacionais que são realizadas atualmente. Nesse sentido, a cada ano a contabilidade vai tornando-se um serviço mais consultivo que operacional, agregando mais valor para os usuários.
As vantagens da tecnologia para este segmento
Um dos primeiros benefícios que a tecnologia proporciona para os serviços contábeis, sem dúvidas, é a automatização de rotinas operacionais. Isso contribuiu para a redução do risco de erros, bem como, uma diminuição substancial no tempo gasto nas operações diárias.
Ações operacionais não agregam em nada para o cliente, assim, a empresa de contabilidade pode focar seus esforços em tarefas que realmente interessam aos usuários da contabilidade, tais como:
- análise da rentabilidade do negócio;
- controle orçamentário;
- planejamento tributário e financeiro, entre outras.
Além disso, outro benefício agregado da tecnologia é a redução do tempo gasto pelo cliente na hora de juntar documentos para enviar à contabilidade, bem como, na velocidade da obtenção de informações importantes que nortearão as tomadas de decisões importantes para o empreendimento.
Os cuidados que são necessários
Apesar de ser imprescindível a utilização da tecnologia no cenário empresarial atual, alguns cuidados devem ser tomados, principalmente, no âmbito das empresas de contabilidade online. Algumas empresas do mercado acabam investindo em tecnologia apenas para reduzir os custos operacionais, consequentemente, tornar o valor dos honorários mais competitivos que a maioria das prestadoras de serviço do mercado.
Entretanto, nesses casos, o valor agregado para o cliente não aumenta em absolutamente nada, afinal, o foco é somente a redução de custos. Sendo assim, o que precisa ser aplicado para que a tecnologia funcione corretamente nas empresas é reduzir as burocracias para sobrar tempo para investir no atendimento ao cliente e prestação de serviços que efetivamente agreguem valor para ele, como os que mencionamos no tópico anterior.
A contabilidade online é um serviço que surgiu há pouco tempo e está se desenvolvendo com o passar dos anos. Entretanto, o que se espera é que o avanço na tecnologia proporcione um melhor desempenho nas empresas, aumente a produtividade, auxilie na resolução de problemas e promova a segurança das informações contábeis.
Sendo assim, o ideal é que se consiga mesclar os benefícios da contabilidade online, com toda a redução de burocracias e procedimentos manuais, com os da contabilidade tradicional, que tem como diferencial o atendimento aos clientes e oferecimento de soluções personalizadas.
O que avaliar antes de contratar uma contabilidade que investe em tecnologia
Antes de qualquer coisa, o empresário deve avaliar se o serviço contábil oferecido é adequado ao seu segmento de mercado. Por exemplo, empresas prestadoras de serviço são diferentes daquelas que exploram atividades comerciais. Sendo assim, esse é o primeiro ponto a ser observado.
Em seguida, é necessário avaliar o preço. Algumas prestadoras de serviços contábeis investem em tecnologia e acabam barateando os custos. Entretanto, existem aquelas que acabam contratando mão de obra barata e entregam um serviço de qualidade baixa.
Portanto, é preciso ter muito cuidado com os valores cobrados pelos serviços, pois você pode estar trocando gato por lebre e o serviço mais em conta pode custar muito mais no futuro, além do transtorno que isso causa no ambiente empresarial.
Portanto, a dica principal desse tópico é ponderar qual o tipo de parceiro contábil mais adequado ao seu negócio, selecionando sempre o que presta o melhor atendimento e, não somente, o que tem os menores honorários.
Os diferenciais das empresas contábeis que oferecem tecnologia aos seus clientes
O contador que investe em tecnologia consegue melhorar seus processos operacionais e reduzir a possibilidade de erros, o tempo gasto na execução de serviços e consegue dedica mais tempo para agregar valor aos clientes.
Nesse sentido, podemos afirmar que as empresas de contabilidade que abrem os olhos para a tecnologia, podem utilizá-la com o objetivo de melhorar a prestação de serviços para seus clientes. Com isso, ele poderá gozar de alguns benefícios como capturar notas fiscais automaticamente, importar documentos fiscais no sistema contábil, enviar informações para a contabilidade automaticamente, realizar auditorias eletrônicas em obrigações acessórias, enviar recibos de pagamento dos colaboradores de forma eletrônica, etc.
Com todas essas orientações, você já deve ter entendido, definitivamente, como a contabilidade deve atuar em seu negócio para fornecer as melhores informações e atender a todas as demandas que a sua empresa necessita para estar em dia com suas obrigações.
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