Em uma sociedade empresarial, os sócios precisam tomar uma série de decisões no dia-a-dia, sendo que muitas delas dispensam qualquer formalidade.
Entretanto, em relação a determinadas decisões (principalmente aquelas ligadas aos direitos dos sócios e de terceiros), o Código Civil e o DREI (Departamento de Registro Empresarial e Integração) estabelecem alguns procedimentos específicos, os quais abordaremos neste post.
Decisões que dependem da deliberação dos sócios
Conforme o artigo 1.071 do Código Civil, dependem da deliberação dos sócios, além de outras matérias indicadas na lei ou no contrato:
- a aprovação das contas da administração;
- a designação dos administradores;
- a destituição dos administradores;
- o modo de sua remuneração (quando não estabelecido no contrato);
- a modificação do contrato social;
- a incorporação, a fusão e a dissolução da sociedade, ou a cessação do estado de liquidação;
- a nomeação e destituição dos liquidantes e o julgamento das suas contas;
- o pedido de concordata.
Portanto, considerando que a aprovação das contas da administração é uma das situações que dependem da deliberação dos sócios, conclui-se que é obrigatória, no mínimo, a realização de uma reunião ou assembleia anual, a qual deve ocorrer até o dia 30 de abril do ano seguinte ao exercício social.
As sociedades com mais de 10 sócios são obrigadas a realizar uma Assembleia dos Sócios enquanto que as demais empresas podem realizar, alternativamente, uma Reunião dos Sócios, conforme estiver previsto em seu contrato social.
Fica dispensada a realização da Assembleia ou da Reunião dos Sócios quando todos os sócios decidirem, por escrito, sobre a matéria que seria discutida na reunião. Dessa forma, por uma questão de praticidade, é comum que as sociedades acabem redigindo uma ata de deliberação dos sócios onde todos os sócios assinam de forma assíncrona, evitando-se assim a necessidade de todos os sócios se reunirem fisicamente na empresa.
Dispensas para as empresas ME e EPP
As microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte (EPP) estão desobrigadas da realização de reuniões e assembleias, as quais podem ser substituídas por deliberação tomada pelos sócios representativos de pelo menos 50% do Capital Social, exceto nos seguintes casos:
- Se houver disposição contratual em contrário;
- Na exclusão de um sócio por justa causa; ou
- Se algum sócio estiver colocando a empresa em risco por atos de inegável gravidade.
Nessas situações deverá ser realizada reunião ou assembleia em conformidade com a legislação civil.
As ME e EPP também estão dispensadas da publicação dos atos societários.
Prazo para a realização de reuniões e assembleias
As reuniões e assembleias podem ser realizadas a qualquer tempo. No entanto, a assembleia referente à aprovação das contas da administração deve ser realizada até o final do 4° mês após o encerramento do exercício social (via de regra, até 30 de abril) e terá os seguintes objetivos:
- Aprovar as contas dos Administradores (relativamente ao ano-calendário anterior);
- Deliberar sobre o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício;
- Designar administradores, quando for o caso; e
- Tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.
O Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício devem ser colocados à disposição dos sócios que não exerçam a administração da sociedade, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento.
Instalada a assembleia, proceder-se-á à leitura desses documentos, os quais serão submetidos, pelo presidente, a discussão e votação, nesta não podendo tomar parte os membros da administração e, se houver, os do Conselho Fiscal.
Procedimentos para a convocação da assembleia
O propósito da convocação é permitir que os sócios fiquem cientes e se preparem, com antecedência, para discutir e deliberar sobre os temas a serem tratados.
Caso todos os sócios declararem, por escrito, estarem cientes do local, data, hora e ordem do dia, não será necessário publicar a convocação. Caso contrário, na ausência dessa declaração assinada por todos os sócios, será necessário seguir todas as formalidades da convocação, conforme descrito a seguir.
A convocação da reunião ou assembleia, nos casos previstos em Lei ou Contrato Social, deverá ser feita pelos administradores; ou por qualquer um dos sócios (quando os administradores retardarem a convocação por mais de 60 dias); ou por titulares de mais de 1/5 do Capital Social (quando não atendido, no prazo de 8 dias, pedido de convocação fundamentado, com indicação das matérias a serem tratadas); ou pelo Conselho Fiscal.
O anúncio de convocação da assembleia de sócios será publicado ano menos por três vezes, com antecedência de 8 dias para a primeira convocação e 5 dias para as posteriores. A publicação do aviso convocatório será feita no órgão oficial da União ou do Estado ou do Distrito Federal, conforme o lugar em que esteja situada a sede da companhia, e em outro jornal de grande circulação editado na localidade em que está situada a sede da companhia.
O ideal é definir, na constituição da sociedade, em qual jornal de grande circulação os editais serão publicados, visto que isso permite, que os sócios acompanhem o jornal.
Procedimentos para a redação da ata da assembleia
A ata deve conter, no mínimo, os seguintes elementos:
- Título do documento;
- Nome e NIRE da empresa;
- Preâmbulo: hora, dia, mês, ano e local da realização;
- Composição da mesa – presidente e secretário, escolhidos entre os sócios presentes;
- Disposição expressa de que a assembleia ou reunião atendeu a todas as formalidades legais;
- Ordem do dia;
- Deliberações; e
- Fecho, com indicação do nome dos presentes.
A aprovação, sem reserva, do Balanço Patrimonial e da Demonstração do Resultado do Exercício, exonera de responsabilidade os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal (exceto na hipótese de erro, dolo ou simulação). Extingue-se em dois anos o direito de anular a referida aprovação.
Uma cópia autenticada da ata deve ser arquivada na Junta Comercial dentro de vinte dias a contar da data de realização da assembleia.
